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Quali mail di notifica arrivano ai cittadini

Per chi lavora negli uffici comunali è utile sapere quali mail di notifica automatiche arrivano ai cittadini nelle varie situazioni. In questo modo saprà di quali informazioni i cittadini vengono a conoscenza e, eventualmente, decidere se queste informazioni “di base” vanno integrate con ulteriori comunicazioni (questo va fatto tramite l’apposita sezione “RISPONDI” che si trova in alto a destra nei dettagli della segnalazione).

Quali mail arrivano ai cittadini che NON segnalano attraverso Comuni-Chiamo

I cittadini possono inviare segnalazioni attraverso canali “tradizionali” (mail, sportello, telefono ecc.) senza usare Comuni-Chiamo. In questo caso, un operatore deve inserire la segnalazione Gestionale, eventualmente inserendo l’indirizzo email del segnalatore nella sezione contati.

In questo caso, il segnalatore NON riceverà alcuna mail di notifica automatica da Comuni-Chiamo. Niente mail di avvenuta ricezione, presa in carico o chiusura.
Chi NON ha usato Comuni-Chiamo per segnalare riceverà una mail SOLO quando si fornisce una risposta manuale ( attraverso la sezione “RISPONDI”).

Quali mail arrivano a chi segnala attraverso Comuni-Chiamo

I cittadini che segnalano problemi attraverso Comuni-Chiamo (piattaforma web o app) ricevono queste mail di notifica:

  • mail (più eventuale notifica push sul cellulare) relative al cambio di stato della segnalazione: corretta ricezione della segnalazione da parte del Comune, segnalazione messa “In Gestione”, segnalazione chiusa;
  • mail (più eventuale notifica push sul cellulare) quando si fornisce una risposta manuale (attraverso la funzione “RISPONDI”).

N.B.: se un cittadino ha inviato una segnalazione con l’app Comuni-Chiamo, riceverà sia una mail di notifica sia una notifica push sullo smartphone (se ha attivato le notifiche dell’app). 

Mail relative al cambio di Stato

Quando si modifica lo stato di una segnalazione, il segnalatore riceve una mail di notifica che lo informa del passaggio da “Nuova” a “In Gestione” e poi a “Chiusa”.
Ma queste mail non contengono tutte le informazioni:

  • Segnalazione messa “In Gestione”: nella mail NON ci sono informazioni sulle tempistiche, sull’inizio dei lavori di manutenzione o di altri interventi;
  • Segnalazione “Chiusa”: nella mail NON appare l’esito né il motivo della chiusura.

In tutti questi casi, consigliamo sempre di integrare le mail automatica “base” con una breve risposta manuale. Le mail automatiche, infatti, tendono a essere spersonalizzate e non consentono al segnalatore di capire la situazione effettiva della propria segnalazione.
Spesso, di fronte a questa confusione, i segnalatori ci scrivono al nostro supporto tecnico per chiedere delucidazioni. In questi casi noi giriamo il loro messaggio al/alla referente comunale di Comuni-Chiamo. Per evitare tutti questi passaggi, quindi, sarebbe meglio scrivere una risposta manuale ai segnalatori, se possibile. Per risparmiare tempo, puoi anche usare i modelli di risposta precedentemente salvati. Potrai richiamarli e modificarli prima dell’invio.

Leggi anche: Consigli sulle risposte ai segnalatori.

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