Cos’è l’Archivio
È la parte del Gestionale che “contiene” le segnalazioni molto vecchie, in modo che la gestione quotidiana non sia influenzata o rallentata dall’alto numero di segnalazioni.
Le segnalazioni archiviate NON vengono cancellate e rimangono nel gestionale. Inoltre, si possono cercare o vedere tramite il filtro nella lista delle segnalazioni.
Come funziona
Per essere automaticamente archiviate, le segnalazioni devono essere contemporaneamente “Chiuse”, scadute e senza attività svolte nell’ultimo anno (quest’ultimo dato si può cambiare, vedi il paragrafo “Come si configura”).
Vedere le segnalazioni archiviate
Per vedere tutte le segnalazioni archiviate è possibile utilizzare l’apposito filtro nella lista delle segnalazioni:
- sotto “Stato segnalazioni”, spuntare SOLO la casella “Archiviate”
- cliccare su “Filtra”
Come si configura l’Archivio
Nelle “Configurazioni” c’è un’area chiamata “Ente”, in cui è possibile impostare il numero di giorni dopo cui, se non sono state svolte attività e la segnalazione è “Chiusa”, la segnalazione viene archiviata.
Di base il sistema è impostato per archiviare le segnalazioni “Chiuse” e in cui non ci sono state attività dopo 365 giorni.
Consigliamo di impostare il valore secondo le proprie esigenze: se non siete soliti guardare le segnalazioni chiuse da oltre 2-3 mesi, consigliamo di impostare i giorni per l’archiviazione ad un numero più basso rispetto a 365 (ad esempio 180 giorni potrebbero andare bene).
Attenzione! L’archiviazione va impostata con l’unità di misura “giorni”. Non sarà quindi possibile scrivere “ogni 3 mesi”.
Archiviare (e togliere dall’Archivio) una segnalazione
Attenzione! Solo le segnalazioni “Chiuse” possono essere archiviate.
Se si vuole archiviare una segnalazione senza aspettare che lo faccia il sistema in automatico, bisogna:
- cliccare sulla segnalazione per aprirne i dettagli
- scorrere fino in fondo alla pagina e cliccare su “Archivia”
Per togliere una segnalazione dall’Archivio, bisogna:
- cercare la segnalazione usando il filtro della lista segnalazioni (“Stato delle segnalazioni” = “Archiviate”)
- cliccare sulla segnalazione per aprirne i dettagli
- scorrere fino in fondo alla pagina e cliccare su “Annulla archiviazione“
