La gestione degli allegati nell’inoltro delle segnalazioni via mail

Quando inoltri una segnalazione via mail puoi scegliere se includere nella mail anche i dati del segnalatore e gli allegati alla segnalazione, sia quelli caricati dal segnalatore sia quelli interni.

Gli allegati vengono inviati come link, non come file. Questo serve a prevenire possibili errori nell’invio e per evitare problemi legati all’eccessivo peso degli allegati, aggirando i limiti che alcuni client di posta pongono in questo senso. I link agli allegati restano validi per un certo periodo di tempo, un parametro che puoi modificare in autonomia.

Ecco come gestire gli allegati quando inoltri una segnalazione per email:

• Nella parte inferiore dello specchietto dedicato all’inoltro della segnalazione puoi scegliere se includere nella mail i dati del segnalatore (nome, cognome, email, numero di telefono) e gli allegati della segnalazione;

• Per scegliere quali allegati includere nella mail, spunta la casella “Includi link agli allegati nel rispetto della tutela della privacy”. A questo punto comparirà la lista di tutti gli allegati della segnalazione, sia quelli caricati dai segnalatori sia quelli interni. Spunta la casella corrispondente per decidere quali allegati includere nella mail.
  Nell’esempio qui sotto verranno inoltrati due allegati: l’allegato 1, caricato dal segnalatore, e l’allegato 2, caricato da un operatore interno.
  
  Dopo aver selezionato gli allegati da inviare, seleziona la loro durata, cioè il periodo di tempo in cui il link agli allegati sarà valido (e quindi apribile). Il valore predefinito è 1 mese, ma puoi decidere di modificarlo selezionando dal menu a tendina una di queste opzioni:
  – 1 giorno
  – 1 settimana
  – 6 mesi
  – 1 anno

• Dopo aver selezionato gli allegati da includere nella mail e aver scelto la loro durata, clicca su “Invia mail” per inoltrare la segnalazione all’esterno.
  Nella sezione “Attività“, sulla destra dello schermo, comparirà la registrazione della tua azione. Da qui, cliccando sul numero azzurro potrai vedere il riepilogo dell’inoltro della segnalazione, cioè la mail che hai inviato.

• L’immagine qui sotto mostra il riepilogo della segnalazione che il fornitore esterno riceve. Come vedi, nella parte inferiore ci sono i link agli allegati: cliccandoci sopra, chi riceve la mail può vederli e scaricarli.
  
  Attenzione! Se il link agli allegati scade ma il fornitore esterno ha bisogno di riaprire gli allegati, dovrai inoltrare di nuovo la segnalazione via mail.