Comuni-Chiamo ti permette di inserire anche le segnalazioni che arrivano all’ente attraverso i canali tradizionali (mail, telefono e sportello). Così si possono visualizzare e gestire le segnalazioni in un unico posto, in modo più efficiente.
A partire dal 1 novembre 2024 la grafica della pagina di inserimento segnalazione è stata modificata: trovi qui la guida sulla nuova versione.
Come inserire una segnalazione nel Gestionale
Dal Cruscotto, clicca sul pulsante “AGGIUNGI SEGNALAZIONE” in alto a destra.
Nella pagina di inserimento puoi inserire tutte le informazioni necessarie.
1) I dati del segnalatore
I dati sono facoltativi, ma consigliamo di inserire sempre nome, cognome e i contatti (se possibile sia indirizzo e-mail sia telefono). L’indirizzo email permette di rispondere al segnalatore direttamente da Comuni-Chiamo, mentre il telefono permette a chi deve risolvere il problema un contatto più diretto con il segnalatore, nel caso debba fare domande o chiedere indicazioni più precise una volta sul posto.
Nota bene: tra i dati del segnalatore compare anche il campo “Codice Fiscale” (facoltativo). Infatti, se il segnalatore ha l’App IO installata e se il tuo Comune ha attivato l’integrazione con l’App IO, inserendo il Codice Fiscale del segnalatore questi potrà ricevere notifiche relative alla segnalazione direttamente su App IO.
Tutti gli utenti che hanno già segnalato un problema sono automaticamente salvati nel sistema. Puoi richiamarli più velocemente tramite la funzione “CERCA I SEGNALATORI IN RUBRICA“. Per richiamare un segnalatore inserisci nell’apposita barra una delle sue informazioni (nome, cognome, telefono oppure e-mail) e clicca sulla giusta opzione che il sistema presenta.
Suggerimento: per limitare il numero di risultati, consigliamo di cercare per il criterio meno comune possibile. Il criterio migliore è la mail, a seguire il numero di telefono (se scritto correttamente), il cognome e infine il nome.
Attenzione: al momento il numero di telefono deve essere scritto nello stesso modo, quindi consigliamo di adottare internamente uno “stile” di inserimento del numero di telefono. Consigliamo il numero scritto senza spazi e simboli. Esempio: consigliato 051123123 e non consigliato 051-123123.
2) I dati della segnalazione
2.a) Titolo
Il TITOLO della segnalazione non è un dato obbligatorio, ma è molto utile perché permette ai colleghi di capire velocemente qual è il problema.
Scegli un titolo breve ma identificativo, per rendere più semplice la gestione della segnalazione!
2.b) Provenienza
La PROVENIENZA della segnalazione indica il canale tramite cui la segnalazione è arrivata. Puoi impostarla su:
- Telefono
- Sportello
- Di iniziativa: quando la segnalazione è da parte tua (e non la stai inserendo per conto di un altro segnalatore)
- Su strada: quando la segnalazione è rilevata durante le attività svolte sul territorio (agenti di polizia, squadre esterne…)
- Altro
2.c) Categoria e Tipologia
Queste due informazioni sono obbligatorie e identificano il tipo di problema, permettendo automatismi e smistamenti in fase di gestione.
Una volta scelta la CATEGORIA è possibile scegliere la TIPOLOGIA, cioè una sotto-categoria che permette di identificare ancora meglio il problema.
2.d) Posizione del problema (obbligatorio)
La POSIZIONE DEL PROBLEMA segnalato è un dato obbligatorio. Ci sono due tipi di “posizione” che si possono inserire: il LUOGO, cioè la posizione del problema sulla cartina, e l’INDIRIZZO, cioè un testo.
Per scegliere la posizione è possibile:
1) Se conosci la posizione precisa sulla mappa (LUOGO)
Naviga la cartina e clicca su un punto: questo inserirà il puntatore sulla cartina e riempirà l’indirizzo testuale. Potrai comunque modificare manualmente l’indirizzo.
2) Se conosci l’indirizzo
- Nella sezione INDIRIZZO (“Inserisci l’indirizzo…”) scrivi l’indirizzo preciso (o una parte di esso). La ricerca si avvierà in modo automatico durante l’inserimento del testo;
- Ti verranno proposte le soluzione di Google Map, Open Street Map e, se precedentemente inserito, un luogo personalizzato. Seleziona l’indirizzo corretto tra quelli proposti;
Attenzione: alcune Categorie di problemi (come quelli relative agli edifici scolastici nel modulo Scuola) non prevedono la posizione del problema. Se selezionate faranno sparire la sezione cartina e l’indirizzo.
3) Descrizione della segnalazione
La Descrizione è un testo più lungo (massimo 1.000 caratteri) per descrivere il problema in modo più dettagliato.
Suggerimento: se il testo che vuoi inserire (magari un copia e incolla da una mail) è più lungo di 1.000 caratteri, inserisci la segnalazione senza Descrizione e poi, dalla scheda della segnalazione, modifica la Descrizione inserendo il testo lungo. Nella scheda della segnalazione non è infatti presente il limite di 1.000 caratteri!
4) Allegati
Per inserire un ALLEGATO relativo alla segnalazione puoi cliccare il riquadro bianco e scegliere il file dal tuo computer oppure trascinare un file sopra l’area grigia. Puoi inserire documenti in tutti i principali formati (PDF, Word, png, jpg, Excel ecc.).
Un utente esterno (cittadini, clienti ecc.) può caricare al massimo 3 allegati (solo foto), mentre per gli utenti gestionali non è previsto alcun limite.
5) Dati aggiuntivi
- Priorità: puoi impostare la priorità di una segnalazione (bassa, normale, alta o molto alta). La priorità può essere modificata anche successivamente. Ogni modifica verrà registrata nelle “Attività Svolte”.
Se questo campo non viene cambiato, in automatico il sistema assegna alla segnalazione la priorità “Normale”. - Messaggio per i colleghi: il testo verrà inserito nelle “Attività svolte” e non direttamente nella segnalazione. In questo modo la descrizione qui inserita sarà solo ad uso interno e non verrà vista dal segnalatore.
Esempio: potresti voler aggiungere una nota interna che informi i colleghi che è la terza volta che questo cittadino segnala questo problema. - ID della segnalazione esistente a cui aggiungere quella che stai inserendo adesso: se la segnalazione che si sta inserendo è relativa ad un problema già presente nel Gestionale, puoi “aggregare” questa segnalazione all’interno di quella già inserita per evitare inutili duplicazioni.
Per farlo ti basterà inserire il codice della segnalazione in cui vuoi inserire quella nuova che stai compilando.
6) Invio della segnalazione
Quando hai compilato tutti i campi necessari, clicca su “INVIA SEGNALAZIONE” (in basso a destra) per salvarla e inserirla nel Gestionale.
