La funzione Pianificazione delle Attività ti permette di organizzare il lavoro in modo efficiente, programmando interventi, sopralluoghi o qualsiasi altro compito, anche ricorrente, e assegnandolo a singoli utenti o gruppi.
Nel gestionale è possibile programmare e gestire diversi tipi di attività:
- attività relative alle segnalazioni, interventi specifici per risolvere problemi segnalati
- attività generiche, compiti non associati a una segnalazione, utili per l’organizzazione interna di uffici o gruppi
- attività uniche, che vanno svolte una volta sola
- attività ricorrenti, cche si ripetono con una certa frequenza
Lo scadenziario delle Attività: come visualizzare tutte le attività
Puoi visualizzare la lista di tutte le attività pianificate, settimana per settimana, dall’apposita sezione del Gestionale. Per farlo, segui questi passaggi:
- Dal menu laterale, entra nella sezione “Segnalazioni” > “Lista segnalazioni ricevute”
- In alto a destra, in corrispondenza di “Visualizza“, apri il menu a tendina e seleziona la voce “Attività” per vedere l’elenco delle attività pianificate settimana per settimana
Quando apri questa visualizzazione, l’elenco si apre alla settimana corrente.
Se per quella settimana ci sono attività pianificate, le vedrai elencate in ordine cronologico, a partire da da quella con la data di scadenza più vicina.
Al contrario, se per una settimana non ci sono attività pianificate, vedrai la lista vuota.
Usare il filtro “Periodo attività”
Quando visualizzi la lista delle Attività, nella barra laterale dei filtri compare anche il filtro “Periodo attività”, che ti permette di selezionare una settimana specifica da visualizzare.
- Leggi anche: I filtri della lista segnalazioni
Attenzione! Ricorda che, se devi impostare più di un filtro contemporaneamente, applicali uno alla volta per evitare errori, come descritto nella guida qui sopra.
Come aggiungere e pianificare una nuova attività
Puoi pianificare una nuova attività in 2 modi:
- partendo dal menu di sinistra “Le tue attività” (per attività generiche)
- dal dettaglio di una singola segnalazione (per attività legate a segnalazioni)
Dal menu “Le tue attività” (per attività generiche)
- Clicca sulla scritta “Le tue attività” dal menu blu di sinistra
- Premi il pulsante “Aggiungi attività”.
- Compila i dati richiesti:
- TITOLO (dato obbligatorio, massimo 100 caratteri). Usa questo spazio per descrivere in breve in cosa consiste l’attività, con la maggior chiarezza possibile
- DESCRIZIONE (massimo 1000 caratteri). Qui puoi aggiungere ulteriori informazioni e dettagli sull’Attività da svolgere
- DATA E ORA DI INIZIO E FINE
- eventuale CODICE DELLA SEGNALAZIONE a cui l’attività si riferisce
Se spunti la casella “Crea un’attività ripetuta” puoi creare un’attività ricorrente e impostarne la frequenza (vedi paragrafo “Le attività ricorrenti”).
Se spunti la casella “Attività privata” l’attività sarà visibile solo a te: una sorta di lista delle cose che devi fare nella giornata, indipendentemente dalle segnalazioni.
Quando hai inserito tutti i dati, clicca su “SALVA” per salvare l’attività. L’attività verrà inserita nella lista “attività”, nella settimana per cui l’hai programmata.
Dal dettaglio di una segnalazione (per attività legate alle segnalazioni)
Per pianificare una nuova attività partendo dal dettaglio di una segnalazione, segui questi passaggi:
- Entra nella scheda della segnalazione. Tra i dettagli della segnalazione trovi la sezione “attività”. Clicca sul pulsante “GESTISCI” per creare una nuova attività;
- Si aprirà una maschera in cui inserire i dati dell’attività da pianificare, come descritti sopra
- Se spunti la casella “Crea un’attività ripetuta” puoi creare un’attività ricorrente e impostarne la frequenza (vedi paragrafo “Le attività ricorrenti”).
- Se spunti la casella “Attività privata” l’attività sarà visibile solo a te: una sorta di lista delle cose che devi fare nella giornata, indipendentemente dalle segnalazioni.
- Quando hai finito di inserire tutti i dati, clicca su “SALVA” per salvare l’attività.
A questo punto, nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “Ho creato l’attività [TITOLO]”.
Dopo il salvataggio, vedrai la nuova attività tra i dettagli della segnalazione.
Per ogni segnalazione puoi pianificare anche più di una attività.
Le attività ricorrenti
È anche possibile creare e gestire le attività ricorrenti, cioè azioni che devono essere svolte con una certa regolarità e di cui si conosce la frequenza. In questo modo non c’è bisogno di creare una nuova attività ogni volta, ma basta impostare la frequenza con cui quella specifica attività deve essere svolta. Per esempio, se ogni anno c’è la necessità di controllare gli estintori di un edificio, basterà creare l’attività e impostarne la ripetizione annuale, per farla comparire in ogni anno della lista “Attività”.
Le attività ripetute si possono creare in due modi, sia partendo dalla visualizzazione “Attività” sia dal dettaglio della segnalazione – esattamente come succede con le attività singole (vedi sopra).
In entrambi i casi, per creare un’attività ricorrente bisogna spuntare la casella “Crea un’attività ripetuta”. Rispetto a una semplice attività, ci sono altri due parametri da impostare per creare un’attività ripetuta:
- RIPETIZIONE, cioè la frequenza con cui quell’attività si ripete. Si può scegliere dal menu a tendina tra questi valori:
- Ogni giorno
- Ogni settimana
- Ogni 2 settimane
- Ogni mese
- Ogni anno
- Personalizzata
- QUANTE VOLTE SI RIPETE, cioè il numero di volte che quell’attività dovrà essere svolta.
Di default, le opzioni selezionate sono “Ogni giorno” e “1” .
Se invece scegli l’opzione “Personalizzata”, si apriranno degli ulteriori campi da compilare:
- FREQUENZA (giornaliera, settimanale, mensile o annuale)
- Ogni TOT giorni / settimane / mesi / anni (a seconda dell’opzione selezionata prima)
Dopo aver creato un’attività ripetuta, la vedrai nella lista delle attività, in tutte le settimane per cui l’hai programmata.
Dopo aver creato un’attività, potrai sempre modificarla cliccando sull’icona della matita. Nel caso delle attività ripetute, puoi modificarne la ricorrenza. Se vuoi modificare la ricorrenza di TUTTE le attività future, spunta la casella corrispondente nella maschera (“Modifica tutte le ricorrenze future di questa attività”).
Modificare, chiudere ed eliminare un’attività
- Per MODIFICARE un’attività creata (oppure per pianificare altre attività), dal dettaglio della segnalazione clicca su “GESTISCI”. Modifica i dati necessari e poi clicca su “SALVA”.
Nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “Ho aggiornato le informazioni sull’attività [TITOLO]”.
Per modificare un’attività partendo dalla lista, invece, clicca sull’icona con i tre pallini e poi su “Modifica”;
- Per CHIUDERE un’attività (e quindi segnarla come conclusa), spunta la casella corrispondente che trovi a sinistra dell’attività nella scheda della segnalazione (vedi immagine 3).
Nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “Ho completato l’attività [TITOLO]”.
Ricaricando la pagina della segnalazione, il titolo dell’attività completata apparirà sbarrato (vedi immagine 5).
Per eliminare un’attività partendo dalla lista, invece, clicca sull’icona con i tre pallini e poi su “Elimina”;
- Puoi anche RIAPRIRE un’Attività prima contrassegnata come completata. Per farlo, ti basta rimuovere la spunta dalla casella corrispondente all’Attività.
Nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “L’attività [TITOLO] è ancora da terminare.”
- Per ELIMINARE un’Attività che hai creato, clicca sul pulsante del cestino rosso.
Nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “Ho eliminato l’attività [TITOLO]”.
