La Pianificazione delle Attività sul gestionale ti permette di pianificare le attività da svolgere, per esempio sopralluoghi e interventi, impostando la relativa data di programmazione.
In futuro sarà possibile anche assegnare le singole attività a specifici utenti o Gruppi di utenti.
Nel gestionale è possibile programmare gestire diversi tipi di attività:
- attività relative alle segnalazioni (i lavori da svolgere per risolvere uno specifico problema segnalato)
- attività generiche, slegate da singole segnalazioni, che magari riguardano più in generale il lavoro di uno specifico ufficio, utente o gruppo di utenti
- attività uniche, che vanno svolte una volta sola
- attività ricorrenti, cioè che si ripetono con una certa frequenza e costanza
La lista delle Attività
Puoi visualizzare la lista di tutte le attività pianificate, settimana per settimana, dall’apposita sezione del Gestionale. Per farlo, segui questi passaggi:
- Dal menu laterale, entra nella sezione “Segnalazioni” > “Lista segnalazioni ricevute”
- In alto a destra, in corrispondenza di “Visualizza“, apri il menu a tendina e seleziona la voce “Attività” per vedere l’elenco delle attività pianificate settimana per settimana
Quando apri questa visualizzazione, l’elenco si apre alla settimana corrente.
Se per quella settimana ci sono attività pianificate, le vedrai elencate in ordine cronologico, a partire da da quella con la data di scadenza più vicina.
Al contrario, se per una settimana non ci sono attività pianificate, vedrai la lista vuota.
Il filtro “Periodo attività”
Quando visualizzi le segnalazioni nella modalità “Attività”, nella barra laterale dei filtri compare anche il filtro “Periodo attività”, con cui puoi cercare le attività da svolgere in base alla settimana per cui sono programmate.
- Leggi anche: I filtri della lista segnalazioni
Attenzione! Ricorda che, se devi impostare più di un filtro contemporaneamente, i filtri vanno sempre applicati uno alla volta, come spiegato nella guida che trovi qui sopra.
Pianificare una nuova attività
Puoi pianificare una nuova attività sia partendo dalla visualizzazione della lista “Attività” sia dal dettaglio di una singola segnalazione.
Se devi programmare attività generiche, cioè slegate dai singoli problemi segnalati, ti suggeriamo di partire dalla lista “Attività”. Se, invece, devi programmare una o più attività relative a una specifica segnalazione, il consiglio è di farlo direttamente dalla scheda della segnalazione in questione.
Creare un’attività dalla lista
Per pianificare una nuova attività partendo dalla visualizzazione delle attività in lista:
- Clicca sul pulsante viola “+” in alto a destra dello schermo;
- Si aprirà una maschera in cui inserire tutti i dati dell’attività da pianificare:
– TITOLO (dato obbligatorio, massimo 100 caratteri). Usa questo spazio per descrivere in breve in cosa consiste l’attività, con la maggior chiarezza possibile
– DESCRIZIONE (massimo 1000 caratteri). Qui puoi aggiungere ulteriori informazioni e dettagli sull’Attività da svolgere
– GIORNO INIZIO
– ORA INIZIO
– GIORNO FINE
– ORA FINE
– eventuale CODICE DELLA SEGNALAZIONE a cui l’attività si riferisce
Se spunti la casella “Crea un’attività ripetuta” puoi creare un’attività ricorrente e impostarne la frequenza (vedi paragrafo “Le attività ricorrenti”).
Quando hai inserito tutti i dati, clicca su “SALVA” per salvare l’attività. L’attività verrà inserita nella lista “attività”, nella settimana per cui l’hai programmata.
Creare un’attività dal dettaglio di una segnalazione
Per pianificare una nuova attività partendo dal dettaglio di una segnalazione, segui questi passaggi:
- Entra nella scheda della segnalazione. Tra i dettagli della segnalazione trovi la sezione “attività”. Clicca sul pulsante “GESTISCI” per creare una nuova attività;
- Si aprirà una maschera in cui inserire i dati dell’attività da pianificare:
– TITOLO (dato obbligatorio, massimo 100 caratteri). Usa questo spazio per descrivere in breve in cosa consiste l’attività, con la maggior chiarezza possibile
– DESCRIZIONE (massimo 1000 caratteri). Qui puoi aggiungere ulteriori informazioni e dettagli sull’Attività da svolgere
– GIORNO INIZIO
– ORA INIZIO
– GIORNO FINE
– ORA FINE
Se spunti la casella “Crea un’attività ripetuta” puoi creare un’attività ricorrente e impostarne la frequenza (vedi paragrafo “Le attività ricorrenti”). - Quando hai finito di inserire tutti i dati, clicca su “SALVA” per salvare l’attività.
A questo punto, nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “Ho creato l’attività [TITOLO]”.
- Dopo il salvataggio, vedrai la nuova attività tra i dettagli della segnalazione.
- Per ogni segnalazione puoi pianificare anche più di una attività. Per aggiungere un’attività, clicca sul pulsante “GESTISCI” in corrispondenza della sezione attività. Poi clicca sul pulsante “ + AGGIUNGI ATTIVITÀ“, che si trova sotto la prima attività creata.
Si aprirà un’altra maschera in cui inserire i dati della seconda attività.
Puoi pianificare tutte le attività che ritieni necessarie!
Le attività ricorrenti
È anche possibile creare e gestire le attività ricorrenti, cioè azioni che devono essere svolte con una certa regolarità e di cui si conosce la frequenza. In questo modo non c’è bisogno di creare una nuova attività ogni volta, ma basta impostare la frequenza con cui quella specifica attività deve essere svolta. Per esempio, se ogni settimana c’è la necessità di svuotare un determinato cestino, basterà creare l’attività e impostarne la ripetizione settimanale per farla comparire in ogni settimana della lista “Attività”.
Le attività ripetute si possono creare in due modi, sia partendo dalla visualizzazione “Attività” sia dal dettaglio della segnalazione – esattamente come succede con le attività singole (vedi sopra).
In entrambi i casi, per creare un’attività ricorrente bisogna spuntare la casella “Crea un’attività ripetuta”. Rispetto a una semplice attività, ci sono altri due parametri da impostare per creare un’attività ripetuta:
- RIPETIZIONE, cioè la frequenza con cui quell’attività si ripete. Si può scegliere dal menu a tendina tra questi valori:
– Ogni giorno
– Ogni settimana
– Ogni 2 settimane
– Ogni mese
– Ogni anno
– Personalizzata - QUANTE VOLTE SI RIPETE, cioè il numero di volte che quell’attività dovrà essere svolta.
Di default, le opzioni selezionate sono “Ogni giorno” e “1” .
Se invece scegli l’opzione “Personalizzata”, si apriranno degli ulteriori campi da compilare:
- FREQUENZA (giornaliera, settimanale, mensile o annuale)
- Ogni TOT giorni / settimane / mesi / anni (a seconda dell’opzione selezionata prima)
Dopo aver creato un’attività ripetuta, la vedrai nella lista delle attività, in tutte le settimane per cui l’hai programmata.
Dopo aver creato un’attività, potrai sempre modificarla cliccando sull’icona della matita. Nel caso delle attività ripetute, puoi modificarne la ricorrenza. Se vuoi modificare la ricorrenza di TUTTE le attività future, spunta la casella corrispondente nella maschera (“Modifica tutte le ricorrenze future di questa attività”).
Modificare, chiudere ed eliminare un’attività
- Per MODIFICARE un’attività creata (oppure per pianificare altre attività), dal dettaglio della segnalazione clicca su “GESTISCI”. Modifica i dati necessari e poi clicca su “SALVA”.
Nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “Ho aggiornato le informazioni sull’attività [TITOLO]”.
Per modificare un’attività partendo dalla lista, invece, clicca sull’icona con i tre pallini e poi su “Modifica”;
- Per CHIUDERE un’attività (e quindi segnarla come conclusa), spunta la casella corrispondente che trovi a sinistra dell’attività nella scheda della segnalazione (vedi immagine 3).
Nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “Ho completato l’attività [TITOLO]”.
Ricaricando la pagina della segnalazione, il titolo dell’attività completata apparirà sbarrato (vedi immagine 5).
Per eliminare un’attività partendo dalla lista, invece, clicca sull’icona con i tre pallini e poi su “Elimina”;
- Puoi anche RIAPRIRE un’Attività prima contrassegnata come completata. Per farlo, ti basta rimuovere la spunta dalla casella corrispondente all’Attività.
Nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “L’attività [TITOLO] è ancora da terminare.”
- Per ELIMINARE un’Attività che hai creato, clicca sul pulsante del cestino rosso.
Nel Registro (la chat interna della segnalazione) comparirà il messaggio “Ho eliminato l’attività [TITOLO]”.
La sezione “Storico” del tuo profilo
Nella sezione “STORICO” del tuo profilo puoi vedere il riepilogo di tutte le azioni che hai svolto sulle Attività che hai pianificato.
Clicca su “VAI ALLA SEGNALAZIONE” per andare direttamente alla scheda della segnalazione a cui l’attività si riferisce.
