Comune di Vito d’Asio: la comunicazione digitale non ha bisogno di grandi numeri per fare la differenza
Marco Mecchia è Vicesindaco e Assessore alla Partecipazione Attiva e allo Sviluppo Economico del Comune di Vito d’Asio, in provincia di Pordenone. Lo abbiamo intervistato per capire come un comune con meno di mille abitanti sia riuscito a costruire, insieme a Comuni-Chiamo, un sistema di comunicazione e gestione delle segnalazioni che oggi raggiunge circa il 70% della popolazione.
Vito d’Asio è un piccolo comune montano della Val d’Arzino. Poco più di 700 abitanti, un territorio esteso e disperso, un ufficio comunale con risorse umane limitate. Sulla carta, potrebbe sembrare una realtà troppo piccola per investire in uno strumento digitale strutturato dedicato alla comunicazione e alla gestione delle segnalazioni.
I risultati raccontano una storia diversa.
Un problema comune alle nuove amministrazioni
Quando la squadra guidata dal sindaco si è insediata, circa tre anni fa, il problema è emerso quasi subito. Le comunicazioni e le segnalazioni dei cittadini arrivavano attraverso canali diversi, senza un sistema unico che permettesse di registrarle, monitorarle e seguirne l’esito.
«Ricevevamo comunicazioni e segnalazioni per qualsiasi tipo di evento ed era difficile gestirle», racconta Mecchia. Con un organico ridotto e una forte attenzione alla digitalizzazione, la nuova amministrazione ha quindi cercato nella tecnologia uno strumento capace di semplificare il lavoro degli uffici e rendere più ordinata la gestione delle richieste.
La questione, però, andava oltre l’organizzazione interna. In gioco c’era anche la fiducia dei cittadini. Una segnalazione arrivata attraverso un canale informale poteva perdersi, oppure essere letta e presa in considerazione senza che ne venissero poi monitorati gli sviluppi e la chiusura. Chi aveva segnalato il problema restava così senza riscontro, senza sapere se la richiesta fosse stata ricevuta, presa in carico o risolta.
La semplicità come criterio di scelta
Prima di scegliere Comuni-Chiamo, l’amministrazione ha valutato diverse soluzioni e si è confrontata con più fornitori del settore. A orientare la decisione sono state soprattutto la semplicità dell’interfaccia e la facilità d’uso per i cittadini.
«L’aspetto che mi ha convinto di più è stata proprio l’interfaccia destinata a chi utilizza il servizio», spiega Mecchia. «Era molto intuitiva e ho pensato che chiunque potesse trovarsi a proprio agio con uno strumento così».
Anche l’assenza di procedure di accesso complesse ha avuto un ruolo importante. Per inviare una segnalazione bastano pochi passaggi, senza ostacoli che possano scoraggiare chi ha meno familiarità con le applicazioni digitali.
In un comune con un’età media piuttosto alta, questo aspetto si è rivelato particolarmente rilevante. La piattaforma viene infatti utilizzata anche da molte persone adulte, dimostrando che, quando uno strumento è progettato bene, il digitale può essere accessibile a tutte le generazioni.
Uno strumento costruito insieme
Tra gli aspetti che Mecchia sottolinea con maggiore convinzione c’è il percorso di co-progettazione avviato con Comuni-Chiamo fin dalle prime settimane.
Attraverso una serie di incontri, l’interfaccia è stata adattata alle esigenze reali del territorio. Sono state eliminate, per esempio, le categorie di segnalazione non pertinenti a un comune montano, come quelle relative alle aree costiere.
Anche la gestione quotidiana è rimasta nelle mani dell’amministrazione, senza la necessità di ricorrere continuamente a intermediari tecnici. Gli operatori possono modificare le categorie, assegnare le segnalazioni agli uffici competenti e adattare il flusso di lavoro ai cambiamenti dell’organizzazione interna.
Questa autonomia si è rivelata particolarmente utile anche in occasione del turnover del personale. Quando l’impiegato che inizialmente seguiva la piattaforma è stato sostituito, lo storico delle attività ha consentito di mantenere la continuità e di gestire con maggiore facilità il passaggio di consegne.
Il Castello Ceconi
Segnalazioni e comunicazione in un unico spazio
L’esigenza iniziale riguardava soprattutto la gestione delle segnalazioni. Con il tempo, però, è emerso anche il valore della componente dedicata alla comunicazione con i cittadini.
Prima dell’introduzione di Comuni-Chiamo, gli strumenti ufficiali del Comune erano principalmente la bacheca fisica e il sito istituzionale, canali attraverso i quali le informazioni rischiavano spesso di passare inosservate.
Oggi, tramite l’applicazione, il Comune diffonde avvisi relativi a eventi, iniziative culturali, disservizi e convocazioni dei consigli comunali. Proprio queste ultime sono state inserite su suggerimento di una cittadina durante un’assemblea pubblica.
Un esempio di come lo strumento continui a evolversi attraverso il confronto con la comunità, ancor più quando incontra la disponibilità dell’amministrazione a raccogliere indicazioni concrete e a trasformarle in miglioramenti utili per tutti.
I numeri di una piccola comunità connessa
A tre anni dall’avvio, i risultati sono evidenti. Dopo un primo periodo di sperimentazione, con circa cento iscritti, il Comune è arrivato a 250 utenti attivi.
Un dato che acquista valore soprattutto se letto in proporzione alle dimensioni del territorio. Secondo la stima dell’amministrazione, 250 utenti corrispondono ad almeno cento famiglie e consentono di raggiungere circa il 70% della popolazione.
Le segnalazioni più frequenti riguardano l’illuminazione pubblica, la rete idrica e la cura del territorio . Anche le richieste che non rientrano direttamente nelle competenze comunali possono essere gestite rapidamente: vengono classificate e inoltrate al fornitore incaricato, permettendo di dare al cittadino un primo riscontro in pochi secondi.
In media, il Comune riceve circa cinque segnalazioni al mese, con un aumento nei mesi estivi dovuto soprattutto alle esigenze di manutenzione del territorio.
Tra gli effetti più significativi c’è anche la scomparsa delle segnalazioni pubblicate sui social network. «Su Facebook non ne riceviamo più», racconta Mecchia. Anche i messaggi informali inviati direttamente ai singoli amministratori si sono progressivamente ridotti, sostituiti da un canale unico e tracciabile.
La comunicazione come infrastruttura
Dietro i numeri emerge un cambiamento culturale più profondo.
In precedenza, la gestione delle segnalazioni dipendeva in larga parte dalla memoria e dalla disponibilità dei singoli amministratori. Se durante il fine settimana arrivavano più richieste, il rischio che qualcuna venisse dimenticata nei giorni successivi era concreto.
Oggi ogni segnalazione viene registrata, assegnata e seguita fino alla chiusura. Il flusso di lavoro è ormai consolidato: si verifica chi debba occuparsi della richiesta, la si inoltra all’ufficio o al fornitore competente e, una volta risolta, si chiude la pratica. Tutto avviene senza dover necessariamente telefonare o intervenire di persona.
Per le persone meno inclini a utilizzare strumenti digitali, il Comune ha mantenuto anche un canale WhatsApp. Viene usato per le comunicazioni istituzionali di base, mentre la gestione strutturata delle segnalazioni resta affidata a Comuni-Chiamo.
La digitalizzazione come percorso
Dopo il primo anno di utilizzo, Mecchia aveva segnalato al nostro team la necessità di gestire più facilmente le attività da smartphone. Questa esigenza ha trovato risposta nello sviluppo di Comuni-Chiamo Pro, la componente gestionale pensata anche per chi lavora spesso lontano da una postazione fissa. Un passo avanti ancora più concreto per rendere una piccola amministrazione sempre più efficiente grazie alla tecnologia.
Ma per Vito d’Asio, la nostra piattaforma rappresenta una componente di un percorso di digitalizzazione molto più ampio.
Il Comune sta lavorando alla digitalizzazione dell’archivio delle pratiche relative alla ricostruzione post-sismica. Si tratta di un progetto complesso, reso possibile anche grazie al supporto volontario di chi se ne è occupato per decenni.
È inoltre allo studio una modifica dello Statuto comunale per digitalizzare le convocazioni e la documentazione dei consigli comunali, mantenendo una copia cartacea disponibile presso la sede dell’ente.
Un piccolo comune con progetti ambiziosi
L’esperienza di Vito d’Asio con Comuni-Chiamo si inserisce in una traiettoria amministrativa molto precisa e articolata.
Negli ultimi tre anni il Comune ha avviato diversi percorsi partecipativi. Tra questi, il recupero di un edificio storico legato alle antiche fonti solforose, oggi oggetto di un finanziamento per la riqualificazione, e un progetto per contrastare lo spopolamento, “Abita Vito”, che mette in relazione le opportunità di lavoro presenti nella zona industriale con un’offerta abitativa destinata ad attrarre nuovi residenti, italiani e stranieri.
In ambito sanitario, Vito d’Asio è inoltre capofila di un progetto pilota regionale che coinvolge diversi comuni limitrofi. L’amministrazione ha ricevuto anche la Bandiera Verde, un riconoscimento nazionale attribuito ai progetti di partecipazione dal basso “ArzinOltre”.
«Stiamo facendo cose importanti, soprattutto perché sono in grado di generare effetti positivi nel breve e nel medio periodo», conclude Mecchia, con la concretezza di chi preferisce guardare ai risultati più che alle definizioni.
Più di un’app per un piccolo comune
L’esperienza di Vito d’Asio mostra che le dimensioni di un ente non impediscono l’adozione di strumenti digitali strutturati. In un contesto con poche risorse umane, una piattaforma semplice per i cittadini e flessibile per l’amministrazione può rivelarsi una leva particolarmente preziosa.
Un piccolo ufficio comunale può così migliorare la trasparenza, garantire continuità nella gestione delle richieste e raggiungere una parte molto ampia della popolazione: risultati spesso associati soltanto a realtà di dimensioni maggiori.
Per Vito d’Asio, Comuni-Chiamo ha contribuito a rendere più ordinata e sostenibile la gestione delle segnalazioni, inserendosi in un progetto amministrativo molto ambizioso e lungimirante, fondato sulla partecipazione, sulla digitalizzazione e sulla vicinanza al territorio.
Un esempio concreto di come, anche nei comuni più piccoli, la comunicazione possa diventare un sistema.
