4 modi per collaborare con i fornitori esterni

Il Gestionale di Comuni-Chiamo permette agli uffici comunali di gestire le segnalazioni relative al territorio in modo strutturato e ordinato. Ma nel progettarlo non abbiamo di certo dimenticato che ogni Comune si rapporta con tante realtà diverse, primi tra tutti i fornitori esterni. Che siano aziende di manutenzione, fornitori di servizi, operatori per la raccolta dei rifiuti, tutti questi soggetti si interfacciano quotidianamente con l’Amministrazione comunale.

Ogni Comune, quindi, ha bisogno di gestire i propri fornitori, monitorare il loro lavoro e collaborare con loro per risolvere i diversi problemi che si presentano sul territorio.

Tutti i Comuni possono soddisfare queste necessità grazie a Comuni-Chiamo.

In effetti, ci sono quattro modi diversi in cui un Comune può usare i nostri strumenti per collaborare con i propri fornitori esterni. Sono quattro situazioni diverse, che variano a seconda dei processi di lavoro e dal grado di complessità del fornitore preso in considerazione. Quattro situazioni che possono anche coesistere all’interno dello stesso Ente!

Vediamole una per una.
Ogni modalità risponde a esigenze diverse: dalla gestione più semplice all’integrazione più avanzata.

1. Creare un account Gestionale Comuni-Chiamo per il fornitore

Il modo più completo ed efficace per collaborare con i fornitori è creare un loro account dedicato all’interno del Gestionale Comuni-Chiamo.

Con le credenziali personalizzate, il fornitore accede direttamente alla piattaforma, dove può gestire le segnalazioni assegnate, aggiornare lo stato dei lavori, allegare foto e comunicare con gli operatori comunali. Se previsto, può anche rispondere direttamente ai cittadini.

Il grande vantaggio? Tutto viene tracciato in automatico: il Comune ha sempre sotto controllo tempi di risoluzione, quantità e tipologia di segnalazioni. Quando l’intervento è concluso, è il fornitore stesso a chiudere la segnalazione, senza bisogno di passaggi aggiuntivi.

Per rendere il processo ancora più veloce, è possibile automatizzare l’assegnazione: il fornitore corretto viene associato direttamente alla categoria della segnalazione, e l’operatore deve solo decidere se aggiungere anche altri dati utili (come il numero di telefono del segnalatore) e selezionare gli allegati. Con un clic, la segnalazione viene inoltrata.

I benefici sono evidenti: il Comune mantiene il pieno controllo sul flusso delle segnalazioni e snellisce il lavoro quotidiano. L’unico aspetto da gestire è il monitoraggio dell’operato del fornitore. Per questo suggeriamo di comunicare in modo chiaro ai cittadini: “Se entro X giorni non ricevi riscontro, inviaci di nuovo la tua segnalazione”. Un modo semplice per garantire trasparenza ed efficienza.

In più, grazie all’App Gestionale disponibile per Android e iOS, i fornitori possono aggiornare lo stato delle segnalazioni direttamente sul campo, rendendo la collaborazione ancora più rapida e fluida.

2. Inoltrare via mail una segnalazione all’esterno dal Gestionale

Per coinvolgere rapidamente i fornitori esterni nella gestione delle segnalazioni, è possibile anche inoltrare via mail una segnalazione direttamente dal Gestionale Comuni-Chiamo.

In pochi passaggi si possono inviare al fornitore tutti i dati principali — categoria, posizione, descrizione, allegati — e, se necessario, anche i dati del cittadino segnalatore. Prima dell’invio è possibile personalizzare il testo della mail, aggiungendo note o richieste specifiche, in modo che chi deve intervenire abbia a disposizione tutte le informazioni utili.

Per inoltrare una segnalazione, è sufficiente aggiungere il fornitore alla rubrica dei destinatari previsti, selezionarlo all’interno della segnalazione e procedere con l’invio.

È inoltre possibile automatizzare il processo: associando un fornitore specifico a una determinata categoria di segnalazione, il suo indirizzo comparirà già precompilato nel campo “Destinatario” (o “Copia per conoscenza”). A quel punto, l’operatore dovrà semplicemente scegliere se inoltrare anche i dati del cittadino e selezionare gli eventuali allegati. Con pochi clic, la segnalazione viene inoltrata senza ulteriori passaggi.

I vantaggi di questa modalità sono molteplici: le segnalazioni entrano su Comuni-Chiamo, vengono tracciate, monitorate e restano sempre sotto il controllo dell’Ente, garantendo visibilità su quantità, tipologia e andamento dei problemi segnalati. Una comunicazione chiara che aiuta a mantenere alta la qualità del servizio e a rafforzare la fiducia della cittadinanza.

3. Integrare Comuni-Chiamo con il gestionale del fornitore

Per i fornitori più strutturati è possibile integrare Comuni-Chiamo con il loro software gestionale.

Questa soluzione consente di automatizzare completamente il passaggio delle segnalazioni tra i due sistemi, evitando duplicazioni e riducendo i tempi di lavoro. Tutti i dati — segnalazioni, avanzamento lavori, chiusura, foto e note interne — vengono sincronizzati in modo automatico, permettendo a ciascun soggetto di lavorare direttamente sul proprio gestionale, senza interruzioni o passaggi manuali.

Un grande punto di forza è rappresentato dal fatto che tutte le nostre integrazioni oggi utilizzano OpenAPI, un linguaggio che semplifica l’interoperabilità tra piattaforme diverse. OpenAPI rende più agevole lo scambio di dati, garantendo maggiore affidabilità e velocità nei processi di integrazione.

In teoria, tutti i fornitori dovrebbero implementare API compatibili con OpenAPI; nella pratica, non sempre è così. Tuttavia, per i Comuni che adottano Comuni-Chiamo, poter contare su una piattaforma progettata su standard aperti rappresenta un importante vantaggio competitivo.

A seconda delle esigenze, l’integrazione può essere parziale (ad esempio attraverso WebGIS per lo scambio di informazioni geografiche) oppure completa, consentendo una gestione integrata di tutte le segnalazioni.

Per approfondire tutte le possibilità di integrazione disponibili, è possibile consultare la sezione dedicata sul nostro sito: Integrazioni Comuni-Chiamo.

4. Creare una pagina intermedia per il reindirizzamento diretto al fornitore

In alcuni casi può essere utile interrompere il flusso della segnalazione prima che entri nel gestionale comunale, indirizzando il cittadino direttamente verso il fornitore competente.

Questa soluzione, sviluppata inizialmente con il Comune di Faenza e adottata da diversi Comuni dell’Emilia-Romagna, prevede l’inserimento di una pagina intermedia. Scegliendo ad esempio la categoria “Rifiuti” e una delle sottocategorie disponibili, il cittadino viene informato sulle corrette modalità di gestione e, se necessario, reindirizzato verso una piattaforma esterna, un numero verde o un indirizzo email dedicato.

Quali sono i principali vantaggi? Il Comune evita di gestire segnalazioni che non rientrano nella propria competenza, alleggerendo il carico di lavoro degli uffici. Problemi come quelli legati ai rifiuti, che in passato venivano segnalati all’Amministrazione e poi girati manualmente ai gestori esterni (spesso senza possibilità di seguire l’esito), vengono ora indirizzati direttamente verso il soggetto responsabile. Questo snellisce il processo e riduce il rischio di ritardi o solleciti inutili.

Ci sono anche aspetti da considerare con attenzione. Poiché le segnalazioni non transitano su Comuni-Chiamo, l’Ente perde visibilità diretta sul volume delle richieste e sui tempi di gestione. Sarà quindi necessario organizzare un sistema di monitoraggio esterno, richiedendo periodicamente ai fornitori report aggiornati. Inoltre, è importante comunicare chiaramente ai cittadini che il loro interlocutore sarà direttamente il fornitore, così da evitare sensazioni di disorientamento o mancanza di supporto.

Questa modalità risulta particolarmente apprezzata dagli Enti che desiderano ottimizzare le proprie risorse, ma richiede un’attenta gestione della relazione con il cittadino per garantire sempre trasparenza ed efficienza.

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Cerchi un modo per collaborare con i tuoi fornitori esterni in modo più efficace? Contattaci, risponderemo ad ogni tua domanda! E, se ne avrai voglia, ti accompagneremo nel processo di innovazione interna del tuo Ente.