Dati dinamici con la nuova sezione grafici di Comuni‑Chiamo

Comuni-Chiamo è un software di gestione delle segnalazioni comunali pensato per far comunicare meglio cittadini e amministrazione comunale. Per questo, contiene anche uno strumento di analisi dei dati relativi alle segnalazioni ricevute utile a:

• prendere decisioni
• ottimizzare processi interni 
• risolvere criticità 

Oltre i pdf: grafici dinamici in autonomia

Fin dall’inizio con Comuni-Chiamo raccogliamo informazioni in ingresso su cosa segnalano i cittadini e informazioni sulla gestione delle segnalazioni, cioè cosa succede dopo che queste segnalazioni sono state fatte. Una segnalazione, infatti, viene presa in carico e poi chiusa positivamente o negativamente. Fino al 2024, tutte queste informazioni non erano disponibili sul software gestionale di Comuni-Chiamo ma venivano gestite dal back office con una elaborazione dei dati trimestrale e statica, report e statistiche annuali in pdf. Ma abbiamo deciso di migliorare questo aspetto cedendo la gestione e il controllo delle statistiche a chi utilizza Comuni-Chiamo. Dal 2024 quindi: 

• i dati sono sempre a disposizione, senza aspettare la fine del trimestre per avere l’analisi 
• hai a disposizione uno strumento dinamico e tutti i dati completi al posto di un pdf statico. 

Cosa fare con i dati delle segnalazioni

La cosa interessante di questa nuova sezione è che si tratta di una risorsa amministrativa importante per chi lavora in comune. 

Capire trend e stagionalità

Selezionando un dato periodo, puoi capire se ci sono trend di crescita o di diminuzione delle segnalazioni. Il dato annuale, ad esempio, è utile per capire se c’è un fattore legato alla stagionalità. Magari il tuo comune si trova in una località di mare che riceve più segnalazioni ad agosto; oppure ha molti parchi e riceve più segnalazioni in primavera per gli sfalci d’erba o, ancora, ospita un evento culturale molto partecipato in occasione del quale aumentano le segnalazioni. 

Intervenire su categorie specifiche 

Puoi navigare tra le segnalazioni in un dato periodo sia per categoria per avere i dati complessivi che per sottocategoria e vedere quale settore di intervento comunale riceve più segnalazioni. In questo esempio, vediamo che i rifiuti staccano di molto le altre categorie.

Ridurre il carico del personale comunale

Un dato davvero interessante per il lavoro del tuo Comune è monitorare le modalità di inserimento delle segnalazioni. In generale, ci può essere il cittadino o la cittadina che usa Comuni-Chiamo in autonomia o un operatore comunale che inserisce la segnalazione tramite canali tradizionali come mail, telefono o sportello. E qui c’è una buona notizia per tutti gli operatori comunali: negli ultimi anni, i dati ci dicono che la maggioranza dei cittadini inserisce autonomamente la segnalazione.

Avere accesso ai dati sull’utilizzo dei canali tradizionali serve a monitorare cosa succede e capire come intervenire sulle percentuali di ingresso di una modalità in particolare in base ai propri obiettivi. Per esempio, potresti pensare che chi manda mail possa anche accedere al servizio web o all’app, quindi stabilire che entro un anno la percentuale di invio delle mail diminuisca per alleggerire il lavoro del personale e poi verificare nel tempo se ho raggiunto questo obiettivo tramite una campagna di promozione dei vantaggi dell’app di Comuni-Chiamo, per esempio. Un altro obiettivo, può essere ridurre le telefonate che sono la modalità di segnalazione meno efficiente perché a più alto rischio di errori. Nel grafico sottostante vediamo anche che cresce l’abitudine di fare segnalazioni tramite il widget integrato sul sito del comune.

Risolvere criticità

C’è un nuovo grafico che mostra il numero di segnalazioni per cittadino: ci può essere una persona particolare che mette dentro tante segnalazioni. Per esempio, potrebbe essere il o la presidente di quartiere oppure l’azienda che si occupa del verde urbano. In questi casi, un’alta percentuale concentrata su una sola persona sarebbe quindi coerente e comprensibile. In altri casi, può essere sintomo di una criticità e allora posso vedere di chi si tratta e capire come intervenire. Posso anche vedere il numero di segnalazioni per operatore per capire se il lavoro è coerente con quanto deciso internamente o se ci sono sovraccarichi o comportamenti non voluti. Similmente, tramite la percentuale di gestione e chiusura di una segnalazione posso rilevare eventuali criticità di processo rispetto alla comunicazione interna tra il fornitore che deve fare il lavoro e il comune.

Filtri disponibili per analizzare le segnalazioni 

Puoi vedere le tempistiche di gestione di una segnalazione sia rispetto alla presa in carico alla gestione della pratica in sé. E’ anche possibile avere la media di giorni di segnalazioni sia globale che verticale su ogni settore. Puoi anche vedere le segnalazioni in base ai fornitori e molto altro. Infatti, visto che le esigenze possono essere diverse, abbiamo pensato a diversi filtri per analizzare le segnalazioni, migliorare il lavoro e semplificare la vita dei Comuni: 

• stato: nuove, in gestione, chiuse, archiviate, scadute, lavori iniziati, pronte per essere chiuse, mai aperte, non assegnate
• esito della chiusura: positivo, negativo, sospeso, girato a fornitore esterno, non di competenza
• data di aggiunta
• categoria/sottocategoria
• assegnatario: utente o gruppo
• priorità: bassa, normale, alta, molto alta
• provenienza: interna o esterna

Puoi vedere i dati sia sotto forma di grafico che di tabella dati. E se tutto questo non ti basta , puoi sempre scaricare i file excel con i dati grezzi per fare le elaborazioni come preferisci. Se hai già Comuni-Chiamo, vai a vedere la guida della sezione grafici e dicci cosa ne pensi. Se invece il tuo comune non ha ancora un sistema di gestione delle segnalazioni o vuole cambiarlo, prendi appuntamento per fare tutte le domande che vuoi.