I vantaggi della Pianificazione attività per il lavoro in Comune
Da qualche giorno sulla nostra piattaforma in cloud dedicata alla gestione delle segnalazioni è disponibile una nuova funzionalità, la Pianificazione delle Attività. È una novità rilevante, perché consente di programmare le attività da svolgere relative alle segnalazioni direttamente all’interno del gestionale, senza più necessità di usare servizi esterni complementari.
La Pianificazione è un grande aiuto nella gestione dei problemi segnalati e dei relativi interventi necessari a risolverli. È uno strumento che migliora l’organizzazione dei flussi di lavoro, e comporta molti vantaggi per tutte le persone coinvolte in una segnalazione al Comune: dai cittadini che la inviano all’URP (Ufficio per le Relazioni con il Pubblico) che la gestisce, passando per eventuali altri uffici e fornitori esterni che si occupano di risolvere effettivamente i problemi segnalati.
Oggi vediamo due esempi di come la Pianificazione delle Attività sul gestionale agevola il lavoro all’interno del Comune.
Dividere in problemi in sotto-problemi
Il principale vantaggio della Pianificazione delle attività sul gestionale è che permette di rendere esplicite tutte le fasi necessarie a risolvere il problema segnalato. Dividere una segnalazione in “problemi” (attività) più piccoli la rende più gestibile, aiuta a definire tutto quello che c’è da fare prima di poterla chiudere, e, in generale, a organizzare con maggior chiarezza i lavori. Avendo la certezza che nella chat interna del gestionale rimarrà traccia di tutte le informazioni relative alle Attività.
Cosa fare dopo che abbiamo ricevuto la segnalazione di una panchina rovinata da un cittadino? Bisognerà magari organizzare un primo sopralluogo per verificare l’effettiva entità del problema. Poi, se necessario, bisognerà programmare la rimozione della panchina. E poi? Se la panchina rotta dev’essere sostituita, magari in un giorno successivo, si dovrà anche programmare questa attività. Quando andranno fatte tutte queste cose, come appuntarle e come sapere quando tutte queste attività sono state fatte? La Pianificazione delle Attività è la risposta a queste esigenze. A breve sarà anche possibile assegnare le singole attività a specifici utenti o Gruppi di utenti, rendendo ancora più sistematica la gestione dei problemi.
Niente più chiusure anticipate o sospese
Tra i miglioramenti che porta, la pianificazione delle attività risolve il problema della chiusura “anticipata” delle segnalazioni. Capita infatti che le segnalazioni vengano chiuse con esito sospeso: il problema segnalato non è ancora stato risolto, magari perché sono necessari ulteriori approfondimenti o perché è stato programmato un intervento risolutivo per il futuro. In questi casi la segnalazione viene chiusa per praticità, per non avere troppe segnalazioni in gestione, ma questo comporta due problemi.
Primo: si fatica a tenere traccia dell’evoluzione della situazione, perché difficilmente gli uffici lavorano sulle segnalazioni già contrassegnate come chiuse. Questo comporta la perdita di informazioni preziose e incide negativamente sull’efficacia nel risolvere i problemi. Banalmente, quel che spesso succede è che ci si dimentica di queste segnalazioni lasciate in sospeso. Secondo problema: quando una segnalazione viene chiusa, il segnalatore riceve la relativa notifica di chiusura. Spesso, purtroppo, la notifica automatica non è accompagnata da una risposta manuale che spiega e motiva la chiusura della pratica. Può capitare così che il segnalatore si imbatta di nuovo nel problema segnalato e che ci scriva al nostro canale di supporto per lamentarsi del modo in cui il suo Comune usa Comuni-Chiamo. O, peggio, che si lamenti del proprio Comune sui social network, arrivando a sostenere che “è inutile segnalare i problemi se tanto poi non vengono risolti”.
La pianificazione delle attività è una soluzione preziosa in entrambi i casi, perché previene la perdita di informazioni, permette di chiudere una segnalazione solo quando questa ha un esito certo e, di conseguenza, di aggiornare in modo più preciso i segnalatori.
La nuova funzionalità è disponibile su richiesta per un numero limitato di Comuni e sarà gratuita fino alla fine del 2024. Se il tuo Comune usa già Comuni-Chiamo, contatta la nostra referente commerciale per richiederne l’attivazione per il tuo Comune! Se invece il tuo ente non fa ancora parte della nostra rete, contattaci compilando il modulo qui sotto. Risponderemo ad ogni tua curiosità e ti mostreremo in anteprima la pianificazione e tutte le altre funzionalità di Comuni-Chiamo :).
