Soluzioni digitali per gestire le segnalazioni dei servizi cimiteriali in Comune

Molto spesso le Amministrazioni comunali affidano la gestione dei servizi cimiteriali ad aziende esterne. Succede soprattutto nel caso di Comuni grandi, nel cui territorio magari c’è più di un cimitero da seguire. Come gli uffici comunali, le aziende private che si occupano dei servizi cimiteriali hanno la necessità di raccogliere e gestire in modo strutturato una serie di segnalazioni e richieste specifiche che arrivano dai cittadini. Si tratta per esempio di segnalazioni di dissesti, atti vandalici, guasti a fontane o impianti di illuminazione e problemi legati al verde. Oppure di lamentele per il ritardo nell’espletamento di alcune pratiche, di richieste di informazioni o, ancora, di suggerimenti di vario genere.
Spesso e volentieri, però, le aziende che gestiscono i servizi cimiteriali non usano software gestionali ad hoc. Di solito si limitano a elencare le segnalazioni ricevute in un semplice foglio Excel. In questo modo, però, l’azienda non riesce ad avere una visione d’insieme chiara e puntuale di quel che succede nelle varie strutture e non ha a disposizione un canale per rispondere in modo semplice e diretto ai cittadini. Per non parlare della difficoltà di monitorare la customer/citizen satisfaction, un aspetto sempre più importante tanto per le aziende private quanto per gli enti pubblici.
Oggi Comuni-Chiamo è capace di soddisfare tutte queste necessità. Alle aziende che gestiscono i servizi cimiteriali nei Comuni offriamo soluzioni digitali personalizzabili e semplici da usare per gestire ogni genere di segnalazione e comunicare con i cittadini. Grazie ai dati ricavati dal nostro Gestionale, inoltre, le aziende possono monitorare in modo puntuale il proprio lavoro e la soddisfazione dei cittadini, in un’ottica di continuo miglioramento dei servizi erogati.
Al momento stiamo lavorando con due aziende di servizi cimiteriali proprio per sviluppare soluzioni su misura per ciascuna. Una di queste è Bologna Servizi Cimiteriali, che gestisce la Certosa di Bologna e il cimitero di Borgo Panigale e che proprio di recente ha aperto il servizio di segnalazione ai cittadini.
Le nostre soluzioni per i servizi cimiteriali
Come tutte le nostre soluzioni digitali, anche quella dedicata alle aziende di servizi cimiteriali si articola su due livelli, uno esterno (cioè la parte “visibile” ai cittadini”) e uno interno.
A livello esterno, inseriamo direttamente nel sito dell’azienda il form per le segnalazioni che i cittadini possono compilare. Nel form i cittadini selezionano lo specifico cimitero a cui inviare la segnalazione, scelgono tra le categorie disponibili (tipo di problema, di richiesta o suggerimento…) e inseriscono eventuali informazioni aggiuntive (descrizioni, spiegazioni, foto allegate…). Per usare il servizio i cittadini non devono registrarsi e creare un profilo personale: basta inserire nome, cognome e indirizzo email (eventualmente anche il numero di telefono) e inviare la segnalazione. Inoltre, i cittadini possono inviare questo tipo di segnalazioni anche attraverso l’app Comuni-Chiamo – disponibile per iOS e Android – come già fanno per le segnalazioni generiche al Comune.
Prima di ciò, decidiamo insieme all’azienda quante e quali categorie creare, progettandole insieme sulla base delle sue necessità. In qualsiasi momento, se nell’azienda sorgono nuovi bisogni, possiamo creare ulteriori categorie o estendere quelle già esistenti, con un alto grado di personalizzazione.

A livello interno, il modulo per i servizi cimiteriali viene gestito come gli altri moduli aggiuntivi di Comuni-Chiamo. Nel gestionale del Comune creiamo un’area di lavoro (workspace) per ogni cimitero – come già avviene per il modulo scuole, in cui ogni plesso scolastico ha il proprio “sotto-gestionale” con i propri utenti. Grazie all’integrazione tra il form e il Gestionale, dal sito dell’azienda le segnalazioni arrivano direttamente nell’area di lavoro dello specifico cimitero, dove vengono gestite e lavorate grazie agli strumenti della piattaforma. A seconda di come il Comune e l’azienda configurano il gestionale, la segnalazione può arrivare all’ufficio di smistamento (ufficio manutenzioni, URP, altro) oppure direttamente alla squadra di operai che se ne occuperanno. Oltre a ricevere le segnalazioni direttamente dai cittadini, gli utenti possono inserire in autonomia segnalazioni arrivate attraverso canali tradizionali (via telefono, mail, su strada, su iniziativa propria…).
Nel gestionale, in ogni area di lavoro vengono creati gli utenti e i gruppi di utenti che si occupano di quello specifico cimitero. Gli utenti vengono configurati in base alle aree di competenza e a seconda delle azioni che possono svolgere nella piattaforma (dal semplice inserimento delle segnalazioni fino alla risposta ai cittadini). È possibile poi automatizzare tutta una serie di operazioni per snellire e velocizzare il lavoro: assegnazione, messa in gestione, risposte al cittadino, inoltro delle segnalazioni all’esterno ecc. Un utente può anche lavorare in più aree di lavoro (cioè sulle segnalazioni di più cimiteri), ma lo fa sempre su workspace diversi, così la gestione delle pratiche e dei flussi di lavoro è più ordinata.
L’azienda ha anche a disposizione l’app gestionale, uno strumento molto utile soprattutto agli operai e alle squadre di intervento che devono lavorare sul campo a segnalazioni loro assegnate.
Periodicamente l’azienda riceve i report trimestrali e annuali con i dati relativi alle segnalazioni (numero e tipologia di segnalazioni ricevute, tempi medi di chiusura ecc.). Sono documenti importanti, che permettono di monitorare e valutare con costanza il lavoro svolto. Strumenti preziosi anche per il Comune, che così ha una visione completa sull’operato dell’azienda!

I vantaggi di Comuni-Chiamo per i servizi cimiteriali
In generale, i vantaggi di Comuni-Chiamo per i servizi cimiteriali sono gli stessi che valgono per i Comuni: monitoraggio grazie ai dati, informazioni centralizzate e precise, semplificazione dei processi e snellimento della burocrazia, ottimizzazione delle risorse, riduzione dei tempi di lavoro e via dicendo.
In più, nel modulo Servizi cimiteriali è prevista una funzione specifica nella lista segnalazioni che permette di filtrare le segnalazioni in base al cimitero. L’azienda, quindi, può monitorare la gestione delle segnalazioni struttura per struttura.
Inoltre, in un contesto in cui si ha spesso a che fare con aziende private, la possibilità di rilevare con costanza la customer/citizen satisfaction è sicuramente un fattore molto importante. Comuni-Chiamo, infatti, permette di tenere traccia di suggerimenti, complimenti e lamentele, tutte informazioni molto preziose per un’azienda che deve rendere conto del proprio lavoro sia all’Amministrazione che alla cittadinanza. Non a caso, una delle categorie di segnalazione che abbiamo creato per Bologna Servizi Cimiteriali è proprio “Suggerimenti e valutazioni“.
Per le aziende di servizi cimiteriali con cui stiamo lavorando, la scelta di Comuni-Chiamo si inserisce nel quadro di una maggior offerta di servizi più digitali e innovativi e a rafforza l’attenzione verso le richieste dei cittadini. Se anche il tuo Comune o la tua azienda sta percorrendo questa strada e sta cercando un compagno di viaggio affidabile, non esitare a contattarci compilando il modulo che trovi qui sotto! 🙂