Perché un Comune dovrebbe avere un software gestionale per le segnalazioni

Un software gestionale è un sistema digitale che consente di automatizzare i flussi di lavoro e i processi di gestione dei dati di un’organizzazione. Serve a velocizzare le operazioni, organizzare i dati e ottimizzare le attività e le risorse interne ed esterne dell’organizzazione, rendendo quest’ultima più efficiente ed efficace. I sistemi gestionali sono tanti e di vari tipi, e negli ultimi tempi l’offerta non fa che ampliarsi. Si va dai software per la gestione della contabilità e dei magazzini fino a quelli che permettono di gestire in modo sistematico la produzione, la vendita o la fatturazione. Senza dimenticare il tipo di sistema di cui ci occupiamo noi di Comuni-Chiamo: il software gestionale per le segnalazioni.

Le grandi aziende hanno da tempo compreso l’importanza di dotarsi di sistemi gestionali, soprattutto in un’ottica di riduzione degli sprechi di tempo e dei costi. Più di recente in Italia è cresciuta notevolmente anche l’offerta di gestionali per le PMI (Piccole e Medie Imprese). Eppure, la ricerca di efficacia ed efficienza – interne ed esterne – non è una prerogativa delle aziende. Riguarda anche la Pubblica Amministrazione in tutte le sue forme, a maggior ragione perché essa si occupa di gestire e coordinare lo Stato in molti suoi aspetti. E lo Stato è decisamente qualcosa che riguarda tutte le persone che ci vivono o vi si rapportano in qualche modo – un aspetto che invece non vale per le aziende, di qualunque tipo esse siano.

Oggi, quindi, cerchiamo di capire quali sono i vantaggi dell’adozione di un software gestionale per un ente pubblico, nello specifico per un Comune. In particolare, ci concentreremo sui vantaggi di un buon software per la gestione delle segnalazioni in Comune, e questo per due ragioni. Innanzitutto, perché è il settore in cui noi di Comuni-Chiamo lavoriamo da 12 anni e in generale ci piace parlare di cose che conosciamo. Ma anche perché il tema delle segnalazioni relative a beni e servizi pubblici porta con sé l’importante questione del rapporto di un Comune con la propria cittadinanza. 

I vantaggi di un sistema gestionale per il lavoro interno degli uffici comunali

Dalle buche in strada ai lampioni rotti, passando per la mancata raccolta dei rifiuti e il decoro urbano, in ogni Comune si presentano piccoli e grandi problemi quotidiani. Tutti questi problemi devono essere “raccolti”, valutati e gestiti dagli uffici di competenza o da eventuali fornitori esterni. Se la segnalazione arriva da un cittadino, poi, l’ideale sarebbe fornire a quest’ultimo un feedback sul modo in cui si intende gestire il problema segnalato. E qui entra in gioco l’importanza di adottare un buon software per le segnalazioni, uno strumento capace di supportare il lavoro quotidiano dei Comuni e migliorare così la gestione del territorio. 

I principali vantaggi di un software gestionale per le segnalazioni in Comune, infatti, sono tanti: 

• Monitoraggio del territorio grazie ai dati. Raccogliere i dati delle segnalazioni in modo strutturato significa poter mappare in modo preciso la situazione delle problematiche presenti in Comune. Questa mappatura permette di costruire una visione più completa, cioè maggior consapevolezza del territorio che si gestisce.
  Con questi dati a disposizione, il Comune potrà assegnare diverse priorità agli interventi e prendere decisioni più informate.

• Informazioni centralizzate e precise. Tutte le segnalazioni vengono inserite o arrivano dall’esterno in un unico canale già ordinate, organizzate per categoria e complete delle informazioni essenziali. 

• Automazioni. Grazie allo smistamento automatico, le segnalazioni arrivano direttamente all’ufficio o alla persona di competenza. In questo modo si evita la dispersione delle informazioni e un’enorme quantità di lavoro manuale. Viene così eliminato un grande costo nascosto della PA, cioè tutto il tempo impiegato a “girare” le informazioni alla persona giusta.
  Oltre all’assegnazione delle segnalazioni, il Gestionale di Comuni-Chiamo permette di automatizzare tante altre operazioni, come per esempio le risposte ai segnalatori.

• Semplificazione dei processi e snellimento della burocrazia. E, perché no, anche riduzione dell’uso di carta!

• Ottimizzazione delle risorse e riduzione dei tempi di lavoro. Comuni-Chiamo, per esempio, riduce i tempi di gestione di una segnalazione fino al 40%! 

• Coordinamento e collaborazione tra uffici e colleghi e con i fornitori esterni. Il gestionale consente di condividere informazioni e dati in modo ordinato e centralizzato. Dà anche la possibilità a chi gestisce le segnalazioni di comunicare con i colleghi direttamente nel gestionale e di tenere traccia di questi scambi. Ruoli e competenze sono definiti/definibili in modo chiaro, e ciò riduce inutili “sovrapposizioni” e perdite di tempo.
  Un buon gestionale per le segnalazioni permette inoltre di coordinare l’attività dei fornitori esterni e di avere maggior controllo sul loro lavoro. Se il gestionale è anche predisposto all’integrazione con altri software – come nel caso di Comuni-Chiamo – può anche dialogare in modo fluido con i sistemi già usati dai fornitori più strutturati. 

• Accesso alle informazioni e supporto nelle decisioni. Grazie alle statistiche periodiche relative alla piattaforma, gli Amministratori hanno la possibilità di monitorare la situazione del territorio e l’uso della piattaforma stessa. Le statistiche, infatti, forniscono dati utili come i tempi medi di chiusura delle segnalazioni o i problemi segnalati più spesso. Con il tempo, queste informazioni comporranno uno storico importante, un alleato di chiunque si trovi a dover prendere decisioni per il presente e il futuro.

• Possibilità di lavorare anche da smartphone attraverso l’app Gestionale. Uno strumento davvero utile soprattutto per chi deve effettuare dei sopralluoghi e per i fornitori esterni. 

• Autonomia,flessibilità e possibilità di personalizzazione. Un buon sistema gestionale, infatti, permette di configurare in autonomia molti aspetti della piattaforma. A ciò si aggiunge la possibilità di usufruire di moduli aggiuntivi che rispondono a varie necessità e di progettare soluzioni su misura per ogni Comune. Aggiornamenti e supporto tecnico continuo, invece, sono sempre inclusi!

I vantaggi di un sistema di gestione delle segnalazioni nel rapporto con la cittadinanza

Fino a qui i vantaggi dell’adozione di un software gestionale in Comune sono gli stessi che possono valere in generale anche per le aziende. La Pubblica Amministrazione ha certamente obiettivi diversi rispetto alle aziende, ma ha la stessa necessità di ottimizzare le proprie risorse e rendere più efficienti le proprie attività. 

Quando si parla di enti pubblici – e di segnalazioni relative a beni e servizi pubblici – bisogna tenere in considerazione un altro importantissimo soggetto coinvolto in queste dinamiche: la cittadinanza. La qualità della gestione delle segnalazioni in Comune è percepita direttamente e in modo chiaro dai cittadini, che sempre più chiedono alla PA di rendere conto del proprio operato e/o sono chiamati a valutarlo. Dopotutto, il tema della trasparenza è centrale in tutte le ultime leggi/norme che regolano il lavoro degli enti pubblici, soprattutto nel contesto del PNRR e della generale spinta alla digitalizzazione della PA. 

Un Comune che gestisce le segnalazioni con l’aiuto di un buon sistema gestionale riscontrerà anche notevoli benefici nel rapporto con la propria cittadinanza, soprattutto se decide di aprire ai cittadini il servizio di segnalazione:

• Canale adeguato. Mettere a disposizione dei cittadini uno strumento specifico e strutturato per l’invio delle segnalazioni significa limitare (o far cessare) le polemiche via mail o su Facebook. E non è poco: questo genere di lamentele o post pubblici di solito non aiutano davvero a risolvere i problemi, ma anzi rischiano di rallentare il lavoro degli uffici e di influire negativamente sull’immagine dell’Amministrazione. 

• Soluzione inclusiva. Usare un buon sistema digitale per gestire le segnalazioni in Comune non significa rinunciare ai canali di segnalazione “tradizionali”, come lo sportello URP o le telefonate. Questi canali restano sempre a disposizione delle persone che non si sentono a loro agio con l’uso di app e piattaforme web. Allo stesso tempo, chi è più “smart” può approfittare di strumenti più agili e sempre disponibili. In ogni caso, tutte le informazioni vengono inserite in un unico gestionale, da cui si può rispondere ad ogni segnalatore, qualsiasi sia il canale attraverso cui ha segnalato il problema. 

• Maggior trasparenza nei processi di gestione e risoluzione dei problemi del territorio. I software per le segnalazioni in Comune consentono al Comune di rispondere direttamente a chi ha segnalato un problema attraverso l’invio di messaggi e aggiornamenti relativi alla segnalazione. Nei limiti delle risorse interne, è importante cercare di rispondere con tempismo e “lealtà” a chi segnala i problemi, soprattutto quando questi non possono essere risolti (o, almeno, non in tempi brevi). Questo genere di trasparenza non può che avere un ritorno positivo sull’immagine dell’Amministrazione. Infatti, già solo scegliendo uno strumento come Comuni-Chiamo, un Comune mostra di aprirsi alla propria cittadinanza, di ascoltarla e di assumersi la responsabilità dei vari problemi del territorio. 

• Responsabilizzazione dei cittadini, sviluppo del senso di collaborazione e fiducia reciproci. Fornire ai cittadini strumenti adeguati significa anche “insegnare” loro come segnalare i problemi in modo chiaro, completo e utile. A sua volta, la trasparenza di cui parlavamo sopra aiuta a far comprendere alla cittadinanza le reali dinamiche interne della Pubblica Amministrazione, con tutti i limiti e le risorse del caso. Tutto ciò porta ad un avvicinamento virtuoso tra cittadini  e Amministrazione comunale e rafforza il senso di responsabilità, co-gestione e e cura nei confronti della “cosa pubblica” in tutti i soggetti coinvolti. 

• Attenzione diffusa al bene pubblico. Il Comune e i suoi “emissari” non possono essere ovunque in ogni momento, e potrebbero non accorgersi in modo tempestivo di problematiche anche gravi e/o urgenti. Aprire il servizio di segnalazione ai cittadini significa quindi dotarsi di “mille occhi” in più, occhi che riescono a monitorare il territorio in modo capillare. 

• Condivisione di informazioni, comunicazioni e notizie. Non è detto che un software per le segnalazioni si debba limitare a gestire i problemi segnalati. Comuni-Chiamo, per esempio, è anche un potente strumento per informare e comunicare con i propri cittadini (e i turisti). Dal nostro Gestionale, ogni Comune può infatti creare e mettere a disposizione comunicazioni, eventi, mappe tematiche, indicazioni su come segnalare i problemi o differenziare i rifiuti domestici. I cittadini possono consultare tutti questi contenuti direttamente dall’app Comuni-Chiamo. Grazie alla sincronizzazione dei feed RSS, inoltre, è possibile inviare attraverso Comuni-Chiamo tutte le notizie e le allerte pubblicate sul sito istituzionale del Comune. In questo modo, la cittadinanza si sentirà ancora più vicina alla propria Amministrazione, che sarà davvero sempre a portata di mano!

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Ora che sai perché il tuo Comune dovrebbe adottare un buon software gestionale per le segnalazioni, puoi contattarci compilando il modulo qui sotto per chiederci informazioni su Comuni-Chiamo o per fissare una demo gratuita. Ti aspettiamo dall’altro lato dell’innovazione digitale! 😉