Come collaborare con i fornitori esterni

Il Gestionale di Comuni-Chiamo permette agli uffici comunali di gestire le segnalazioni relative al territorio in modo strutturato e ordinato. Ma nel progettarlo non abbiamo di certo dimenticato che ogni Comune si rapporta con tante realtà diverse, primi tra tutti i fornitori esterni. Che siano aziende di manutenzione, fornitori di servizi, operatori per la raccolta dei rifiuti, tutti questi soggetti si interfacciano quotidianamente con l’Amministrazione comunale. 

Ogni Comune, quindi, ha bisogno di gestire i propri fornitori, monitorare il loro lavoro e collaborare con loro per risolvere i diversi problemi che si presentano sul territorio. 

Tutti i Comuni possono soddisfare queste necessità grazie a Comuni-Chiamo. 

In effetti, ci sono tre modi diversi in cui un Comune può usare i nostri strumenti per collaborare con i propri fornitori esterni. Sono tre situazioni diverse, che variano a seconda dei processi di lavoro e dal grado di complessità del fornitore preso in considerazione. Tre situazioni che possono anche coesistere all’interno dello stesso Ente!

Vediamole una per una. 

1. Inoltrare via mail una segnalazione all’esterno dal Gestionale

Il modo più semplice per coinvolgere i fornitori esterni nel processo di gestione delle segnalazioni è inoltrare via mail una segnalazione partendo dal Gestionale. Questa funzione consente di inoltrare al fornitore tutti i dati della segnalazione – sia quelle inviate dai cittadini sia quelle inserite dal Comune. Insieme ai dati principali (categoria e sotto-categoria, posizione del problema, descrizione) è possibile inoltrare anche gli allegati inseriti dai segnalatori e i dati di questi ultimi. Si può anche modificare la mail prima di inviarla, aggiungendo per esempio note interne o richieste per il fornitore.

In questo modo, chi si deve occupare del problema segnalato avrà a disposizione tutte le informazioni necessarie per comprenderlo e risolverlo.

Per inoltrare una segnalazione al fornitore via mail, basta aggiungere il fornitore alla rubrica dei destinatari previsti per l’inoltro delle mail dal Gestionale. Bisogna poi andare nella segnalazione che si vuole inoltrare all’esterno, cercare l’indirizzo del fornitore nella rubrica e inviare la mail.

È anche possibile automatizzare questo processo, associando in automatico un certo fornitore ad una certa categoria di segnalazione. In questo modo, quel fornitore comparirà già nel campo “Destinatario” (oppure “Copia per conoscenza”) della mail, riducendo i passaggi che servono per inoltrare la segnalazione.

2. Creare un account Gestionale Comuni-Chiamo per il fornitore

Per collaborare ancora più strettamente con un proprio fornitore, il Comune può creare un account dedicato al fornitore nel Gestionale Comuni-Chiamo.

In questo caso, i fornitori ricevono delle credenziali con cui accedere al Gestionale per lavorare direttamente lì. 

I fornitori vedono le segnalazioni a loro assegnate e tutti i dati ad esse relative. Possono indicare l’inizio e la fine dei lavori, così gli operatori comunali sanno quando una segnalazione è pronta per essere chiusa. In questo modo, gli uffici tengono traccia degli interventi e monitorano il lavoro dei fornitori esterni.

I fornitori esterni possono inoltre allegare fotografie e scrivere messaggi ai colleghi – menzionandoli nella chat interna di Comuni-Chiamo. Se il Comune vuole, può dare al fornitore la possibilità di rispondere direttamente ai cittadini che hanno segnalato il problema. 

Nel Gestionale è possibile creare delle automazioni che assegnano in automatico l’account del fornitore alle segnalazioni di sua competenza. 

Per esempio, l’operatore che si occupa dei rifiuti in Comune riceverà una notifica ogni volta che viene aggiunta una segnalazione nella categoria “Rifiuti”. In questo modo le segnalazioni arrivano direttamente a chi se ne deve occupare, riducendo i tempi legati allo smistamento manuale delle segnalazioni.

Infine, se il fornitore ha un account nel Gestionale, può usare anche la nostra App Gestionale, disponibile per Android e iOS. Uno strumento pensato soprattutto per facilitare i sopralluoghi e sostenere il lavoro delle squadre d’intervento direttamente sul luogo del problema. Anche l’app, infatti, consente di indicare l’inizio e la fine dei lavori, oltre che di allegare foto alla segnalazione. In questo modo la collaborazione con il fornitore è ancora più rapida ed efficace, perché avviene direttamente dal campo!

3. Integrare Comuni-Chiamo con il gestionale del fornitore

Il modo più avanzato per collaborare con un fornitore di servizi attraverso Comuni-Chiamo è integrare il nostro Gestionale con quello del fornitore. Questo è quel che accade se il fornitore in questione ha strumenti e processi di lavoro interni strutturati. 

Integrare i software gestionali dei fornitori con Comuni-Chiamo significa ridurre le attività duplicate e i tempi di lavoro. In questo caso, i fornitori ricevono sul loro gestionale solo le segnalazioni di loro competenza, e possono lavorare direttamente lì. Tutte le informazioni rilevanti sono sincronizzate con Comuni-Chiamo: l’indicazione di inizio e fine dei lavori, l’aggiunta di foto o note interne sui lavori svolti e, eventualmente, la chiusura della segnalazione e la risposta al cittadino.
Così facendo, mentre ciascuno lavora sul proprio gestionale si evitano inutili duplicazioni e il Comune ottiene una visibilità puntale sull’operato dei propri fornitori.

L’integrazione può avvenire a diversi livelli – dal WebGIS, per il solo scambio di  informazioni tra due portali, fino alla piena integrazione tra i gestionali.

—

Cerchi un modo per collaborare con i tuoi fornitori esterni in modo più efficace? Contattaci, risponderemo ad ogni tua domanda! E, se ne avrai voglia, ti accompagneremo nel processo di innovazione interna del tuo Ente. 🙂