Lo smart working efficace di Comuni-Chiamo

Nel nostro blog vi raccontiamo spesso quello che facciamo e quello che abbiamo fatto insieme ad alcuni Comuni (o che potremmo fare). Mi sono resa conto, però, che non abbiamo mai detto come facciamo tutto questo, cioè come si lavora in Comuni-Chiamo. 

Le modalità di lavoro del nostro team sono parecchio innovative, e direi che è arrivato il momento di raccontarle. Non solo per permettere a chi legge di conoscerci meglio, ma soprattutto perché siamo tutti convinti che il nostro sia un buon modo di lavorare. Per noi il lavoro è smart, efficace, coordinato ed esiste nel rispetto del resto della vita delle persone. Infine, vorrei raccontarvi come lavoriamo anche perché, magari, la nostra esperienza potrebbe essere d’ispirazione per qualcuno, per qualche altra realtà. E potrebbe portare reali benefici a lavoratori e lavoratrici di tanti settori diversi.

Come si lavora in Comuni-Chiamo

Da gennaio 2020 in Comuni-Chiamo si lavora in totale smart working dal lunedì al venerdì. Avete letto bene: gennaio 2020. Abbiamo quindi cominciato in tempi non sospetti, prima cioè che la pandemia di covid-19 forzasse una buona parte del mondo a passare al telelavoro. “We did it before it was cool” (“l’abbiamo fatto prima che fosse di moda”), verrebbe da scherzare. Ma credo che sia proprio questo il fattore che rende interessante la questione: perché si è scelto di passare allo smart working senza che ce ne fosse la necessità? Ancora un attimo e lo scopriremo.

Intanto, bisogna dire che il nostro team è composto da dieci persone – 4 dipendenti e 6 collaboratori – che lavorano da varie città d’Italia. Ogni giorno comunichiamo e condividiamo informazioni e progetti attraverso strumenti di lavoro collaborativi, di cui vi parleremo più avanti. Siccome la nostra reciproca compagnia ci piace molto, cerchiamo di vederci tutti insieme almeno due volte l’anno, magari anche di più (chi abita più vicino riesce a vedersi più spesso).

Un ultimo aspetto fondamentale: in Comuni-Chiamo sosteniamo il diritto alla disconnessione e crediamo che un sano equilibrio tra il lavoro e tutti gli altri aspetti della vita delle persone sia fondamentale. Se avessimo un ufficio, insomma, nessuno ci dormirebbe – come succede in Twitter, per esempio. 

Riunioni utili

Quando si lavora in gruppo e si portano avanti dei progetti, è necessario coordinarsi e aggiornarsi periodicamente. Per fare bene la propria parte, conviene sapere cosa stanno facendo gli altri, condividere dubbi e idee, prendere decisioni, scambiarsi informazioni e aggiornamenti. Come lo si fa? Attraverso le riunioni, ovviamente. Nel nostro caso, si tratta di cosiddette “teleconferenze”, cioè riunioni tenute attraverso strumenti digitali (noi usiamo Google Meet). 

Ormai, però, si sa che le riunioni – sia quelle in presenza che quelle a distanza – possono diventare un problema. Possono diventare uno spreco enorme di tempo e risorse, e a volte rischiano di non portare da nessuna parte. Succede per esempio se sono troppe, o se non vengono organizzate e condotte in modo efficace. 

Affinché le riunione siano utili, le persone che vi partecipano devono sentirsi coinvolte e motivate ad essere presenti e attente. Ma soprattutto, le riunioni devono essere pianificate: bisogna stabilire la durata massima dell’incontro, i punti da trattare, le conclusioni a cui si vuole arrivare. 

In Comuni-Chiamo, tutto il team partecipa alla riunione generale il venerdì prima di pranzo. Il meeting dura mezz’ora (quaranta minuti al massimo) e serve per allinearsi. Per evitare distrazioni inutili, le telecamere restano spente per tutta la durata della chiamata, e ogni persona accende il microfono quando è il suo turno di parlare. Generalmente, una persona “conduce” la riunione, cioè gestisce i turni di parola. Se c’è bisogno di mostrare qualcosa agli altri si attiva la condivisione schermo.

Ognuno racconta agli altri i progetti su cui ha lavorato nella settimana appena passata, cosa ha fatto e cosa prevede di fare. Si condividono eventuali dubbi o spunti, che però verranno approfonditi in altre sedi. La riunione del venerdì serve semplicemente per comunicare ai colleghi gli avanzamenti nei progetti di cui ci si occupa. In questo modo, grazie alle riunioni del venerdì tutti sanno “cosa sta succedendo” in Comuni-Chiamo (il lavoro a distanza rischia di “isolare” ogni lavoratore nelle sue mansioni) e si riesce ad avere una visione comune su ciò che facciamo e vogliamo fare. Senza perdita di tempo e di risorse preziose. Poi, tutti a mangiare!

Singoli aspetti, idee, proposte o problemi vengono approfonditi in chat oppure in videochiamate che coinvolgono solo i diretti interessati. Inutile dire che anche le riunioni “minori” hanno durata limitata e, soprattutto, un obiettivo sempre chiaro e definito.

La scelta dello smart working

Personalmente, ho cominciato a lavorare in Comuni-Chiamo quando questa modalità di lavoro era già ben consolidata. Per me lo smart working è un’ottima soluzione anche perché, vivendo abbastanza lontana dalla sede originaria dell’azienda – Bologna – non avrei potuto andare in ufficio tutti i giorni.  

Ero interessata però a ricostruire le ragioni che, in tempi non sospetti, hanno portato i miei colleghi “veterani” ad abbandonare l’ufficio per abbracciare lo smart working al 100%. 

Ho quindi fatto qualche domanda a Gilberto Cavallina e Matteo Buferli – due dei co-fondatori e “boss” di Comuni-Chiamo – per capire i motivi di questa scelta. Poi ho parlato anche con Danila Bigazzi e Davide Marchi, due dipendenti che hanno vissuto il passaggio dall’ufficio allo smart working, per capire come questo cambiamento ha influenzato le loro vite (nel bene e nel male). 

Abbandonare l’ufficio: perché?

Quando avete deciso di passare allo smart working totale e perché? Quali motivazioni vi hanno spinto a prendere una scelta tutto sommato drastica?

Gilberto: Nel 2011, quando siamo nati, Comuni-Chiamo era una startup senza ufficio. Dal 2015, per anni abbiamo condiviso l’ufficio con un’altra azienda (avevamo una stanza in uno spazio comune). Infine, per 2 anni abbiamo avuto un ufficio tutto nostro.
Visto che il tipo di lavoro che facciamo lo permette – e con in testa le parole di Jason Fried – , abbiamo chiesto a tutti: “Ma tu preferiresti lavorare da casa?” Tra pro e contro, non abbiamo preso una decisione. Allora ci siamo detti: “Facciamo un test: per 3 mesi, comportiamoci come se non avessimo un ufficio.” 
Già dopo 2 settimane era evidente che la nuova situazione portava beneficio a tutte e cinque le persone coinvolte (più eventuali collaboratori occasionali). A fine 2019 abbiamo dato disdetta all’ufficio, e da gennaio 2020 siamo passati a lavorare da remoto al 100%. 

Matteo: L’università per me è stata un’epifania sotto molti aspetti. In quegli anni – parliamo ormai di 15 anni fa – abbiamo avuto la possibilità di sperimentare tantissime cose, tra cui la possibilità di lavorare in completo smart working. Le tecnologie non erano quelle di oggi, ma i risultati furono eccellenti. Grazie a quell’esperienza, ho sempre desiderato progettare un modello di smart working che fosse ottimale per tutti i membri di Comuni-Chiamo. Di sicuro non abbiamo raggiunto la perfezione, ma stiamo migliorando grazie ai feedback di tutti. Spero davvero che ogni persona possa trarne i maggiori benefici possibili. 

Non farsi bloccare dai timori

Avete mai avuto timori, ripensamenti o dubbi?

Matteo: Avere timori è sano e normale, ma farsi ingabbiare e bloccare dalle paure anziché riflettere è un processo dannoso. Molti timori molto comuni, per esempio, sono facilmente mitigabili con una buona organizzazione e un po’ di tecnologia (di cui oggi disponiamo in larga parte). Serve però anche tanta competenza per non rischiare di dimenticare nulla. 

Gilberto: Ad un certo punto ci siamo chiesti: “Anni fa abbiamo scelto di avere un ufficio. Non è che ci siamo dimenticati del motivo per cui avevamo preso quella decisione?”. Ma poi abbiamo capito che si trattava di due fasi diverse dell’azienda, e che i tempi erano maturi per portare questa opzione fino in fondo. Probabilmente eravamo maturati anche noi. 

La parola ai dipendenti: i vantaggi dello smart working

Fin qui, non si potrebbe che essere d’accordo, no? Ma è importante capire se lo smart working è davvero una soluzione efficace per chi lavora a distanza tutti i giorni. Ho fatto qualche domanda a Gilberto, Matteo, Danila e Davide per capire come questa scelta ha impattato sulla loro quotidianità – nel bene e nel male.

Risparmio di tempo e denaro

Dopo il passaggio allo smart working totale, avete riscontrato un risparmio in termini economici e di tempo?

Matteo: Così su due piedi non saprei quantificarlo, ma decisamente abbiamo avuto un risparmio in termini sia di tempo che di denaro – due aspetti che, in fondo, sono due facce della stessa medaglia. 
Mi fa sempre un po’ strano calcolare quando tempo passavo imbottigliato nel traffico ogni giorno. E soprattutto ricordare quanto stress mi generasse il fatto di dover raggiungere l’ufficio tutti i giorni (circa 20 minuti di viaggio). Oggi quel tempo lo dedico a me stesso e allo sport, e questo mi permette anche di rendere di più sul lavoro!  

Gilberto: Facendo una stima, direi che il risparmio economico si aggira tra i 1500 e i 2000 euro al mese. Per quanto riguarda il tempo, dipende molto da caso a caso. Io, per esempio, già prima passavo meno tempo in ufficio rispetto ad altri colleghi, perché svolgevo attività che mi portavano all’esterno. 

Danila: Non ho dati economici, ma direi che adesso mi risparmio un’ora buona di traffico al giorno. Una vera liberazione! Sicuramente mangiare a casa tutti i giorni incide sul risparmio economico (oltre che sulla salubrità dell’alimentazione, almeno per me). È vero che cucinare richiede tempo, ma tutto sommato è una cosa che faccio volentieri. 

Davide: Per me il risparmio economico è stato relativo, non pago più 60 euro al mese per l’abbonamento al treno. Ma è un risparmio un po’ “falso”, perché spendo di più per l’uso della casa. 
Notevolissimo, invece, il risparmio di tempo: almeno due ore e mezza al giorno di treno! Treno e tutti i disagi ad esso connessi, ovviamente. Avere più tempo libero mi permette di fare cose che mi fanno stare bene: leggere, fare attività fisica, dormire, guardare serie tv…

Flessibilità degli orari (con dei limiti)

Quali altri vantaggi avete riscontrato nello smart working?

Danila: Un vantaggio enorme è la flessibilità degli orari di lavoro che lo smart working mi concede. È importante, ma è anche necessario che ci siano dei limiti. Per esempio, avvisare quando si inizia e finisce la pausa pranzo è fondamentale per coordinarsi con gli altri. Se ho bisogno di isolarmi per lavorare meglio ora lo posso fare con più facilità, e questo aiuta molto. Ma posso farlo perché sono sempre coordinata con gli altri!
In Comuni-Chiamo, poi, c’è molto rispetto reciproco, sia dal punto di vista professionale che umano. Tanto per fare un esempio, ho sempre ricevuto tanta comprensione quando i dolori mestruali mi impedivano di lavorare. Non credo sia scontato, purtroppo!

Davide: Per me, la flessibilità degli orari è il vantaggio più grande. Per esempio, posso iniziare alle 9.30 e svolgere commissioni prima, oppure iniziare alle 8 se ho bisogno di staccare prima. Anche volendo, prima sarebbe stato davvero difficile, visto che ero vincolato dagli orari dei treni.
Ora, per esempio, riesco a pranzare con la mia ragazza tutti i giorni. Sembra poco, ma è un momento che apprezzo molto. Ho anche la possibilità di passare più tempo fuori con il mio cane, cosa che mi piace e mi rilassa.

Gli svantaggi della mancanza di un ufficio

Matteo: Per quanto mi riguarda, l’unica mia preoccupazione è vedere troppo poco i miei colleghi e riuscire a viverli poco dal punto di vista “umano”. Sicuramente i lunghi momenti di brainstorming – a volte inutili – sono drasticamente diminuiti. Ma lo sono anche i momenti goliardici e le pause caffè, che cerchiamo comunque di sostituire “digitalmente”. 

Danila: L’aspetto relazionale è quello che mi manca di più. Nel team si prediligono le interazioni testuali, quindi si perde un po’ il contatto umano. Sono una persona molto socievole, quindi ogni tanto sento la mancanza dei momenti di chiacchiera libera. Ma devo dire che dopo due anni ho trovato il mio equilibrio anche in questo!

Davide: Mi manca l’interazione diretta con i colleghi, sia durante il lavoro che durante le pause caffè. A volte mi è difficile coordinarmi con alcuni colleghi del reparto IT (informatica), perché loro vivono vicini e si vedono più spesso. Se loro si coordinano (anche) dal vivo, a volte per me è difficile seguire quel che accade. Succede raramente – di solito in momenti in cui ci sono scadenze imminenti o altri problemi – ma rende più difficile gestire la mia parte di lavoro. 
Infine, i costi legati alla casa sono aumentati. Per esempio, da quando sono in full smart working sono passato alla fibra per poter lavorare meglio. In questo periodo va un po’ peggio perché tutto è aumentato, ma mi auguro che la situazione torni presto più tranquilla.

I nostri strumenti di lavoro collaborativo

Quando non ci si vede tutti i giorni in ufficio, è necessario trovare i modi e i canali migliori per comunicare, condividere informazioni e progetti. Per un team di persone che lavora e si coordina a distanza, insomma, è fondamentale avere a disposizione strumenti di lavoro collaborativi efficaci e sicuri. Negli anni, in Comuni-Chiamo abbiamo testato tante piattaforme, applicazioni e servizi digitali diversi. Ecco quelli che usiamo al momento per facilitare la collaborazione e l’organizzazione del nostro lavoro.

Mattermost

Si tratta di un servizio di chat online open source pensato per gestire le comunicazioni tra gruppi di lavoro. Mattermost consente di creare canali tematici, cioè chat di gruppo composte da due o più persone accomunate da una certa area di lavoro o un progetto specifico. Per esempio, i programmatori hanno un gruppo tutto loro. Niente di segreto, anche se chiunque abbia assistito ad una conversazione tra informatici sa che non hanno bisogno di sforzarsi per risultare incomprensibili ai comuni mortali. 

Come dicevo, ogni nostro canale Mattermost ha una sua funzione o tema (domande, aggiornamenti, quartier generale ecc.) e va usato solo per determinate conversazioni. Senza dimenticare un aspetto importantissimo del lavoro: il bisogno di scherzare con colleghi e colleghe, di socializzare. Il nostro sostituto digitale della macchinetta del caffè si chiama Random, ed è un canale in cui vale tutto: memi, battute, cavolate, foto di cani e gatti che attentano al nostro lavoro. Una vera e propria boccata d’aria, fondamentale per tutti! Allo stesso tempo, su Mattermost è possibile chattare uno-a-uno, in privato, come in qualsiasi servizio di messaggistica istantanea. 

Fino a un po’ di tempo fa usavamo Slack, uno strumento molto simile a Mattermost. Poi, però, abbiamo cambiato per ragioni di policy, cioè per tenere i dati personali nei server europei.

Notion

È una piattaforma software dedicata ad aziende e organizzazioni che hanno bisogno di prendere appunti e gestire informazioni e conoscenze. Noi la usiamo per organizzare i progetti singoli e collettivi e soprattutto come wiki, cioè per condividere informazioni comuni. Qui raccogliamo proprio tutto: dalle informazioni di base su tutti gli strumenti di Comuni-Chiamo alle procedure standard per fare determinate cose, dai feedback che ci arrivano dai Comuni ai progetti su cui ciascuno sta lavorando. Insomma, un sacco di materiale ben organizzato e accessibile da tutti i componenti del team, che a loro volta possono aggiungere o modificare le informazioni.

Per noi, Notion è essenziale perché ci assicura che tutto il necessario è sempre disponibile a tutti e, in questo modo, ogni persona è autonoma. E sa dove trovare le informazioni che cerca – senza doverle chiedere mille volte agli altri. 

HubSpot

Usiamo questo software per gestire le relazioni con i nostri clienti e i loro dati (cioè per il CRM – Customer Relationship Management), i contatti commerciali e i ticket di supporto e assistenza che ci arrivano da sito, piattaforma web e app. 

Per la gestione dei ticket prima usavamo Help Scout, ma abbiamo cambiato sempre per tenere i dati personali nei nostri server europei. 

Google Drive

Credo che questo servizio non abbia bisogno di presentazioni. Qui conserviamo, ben protetti, alcuni file e documenti che ci servono periodicamente o per il lavoro quotidiano e che occuperebbero troppo spazio altrove (articoli, statistiche, documenti legali, ecc.). 

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Questi sono i principali strumenti di lavoro collaborativi che coinvolgono l’intero team di Comuni-Chiamo. Per il resto, ogni persona – o gruppo di lavoro – usa programmi e strumenti diversi a seconda del proprio ruolo o settore di competenza.

Qualche consiglio per chi vorrebbe creare un modello di smart working efficace

“Vabbè, la nostra è una situazione particolare, questo modo di lavorare non sarebbe riproducibile in altre realtà”, potreste pensare. Eppure, noi crediamo che non sia così. 

È vero che ogni azienda o organizzazione ha le proprie peculiarità, ma è anche vero che qualsiasi gruppo, se lo vuole, può arrivare a costruire un modello di smart working sano ed efficace, adottando alcuni dei principi che adottiamo noi. Quali sono gli ingredienti necessari per rendere lo smart working una soluzione davvero efficace, capace di portare benefici alle persone e alle organizzazioni?

Comodità

Danila: Finora ho individuato alcune cose che, per me, sono fondamentali per poter lavorare bene a distanza. Prima di tutto direi che serve una postazione comoda e piacevole a casa, un luogo in cui ci si sente a proprio agio. 

Davide: Anche per me è molto importante avere una postazione di lavoro comoda. Quella che avevo in ufficio era super, quella nel mio primo appartamento pessima. Ora va decisamente meglio, anche se forse devo ancora trovare la soluzione perfetta per me. 

Ridefinire i processi di lavoro

Gilberto: Affinché lo smartworking sia di qualità, non si può semplicemente portare online ciò che si faceva offline. Bisogna ridefinire un po’ i processi, strutturare in chiaramente il modo di lavorare. Le attività devono essere definite e le persone autonome, così ciascuno può fare la sua parte avendo tutte le informazioni necessarie per farlo bene. 

Davide: È fondamentale che nel gruppo di lavoro ci sia coordinazione, sia per quanto riguarda strettamente i progetti sia tra i membri del team. Ovviamente, ogni persona deve essere motivata ed impegnarsi. Secondo me noi siamo bravi in entrambe le cose, anche se tutto è sempre migliorabile, senza dubbio. 
Aggiungerei un altro fattore importante per la buona riuscita dello smart working: la sostenibilità economica. Se le spese domestiche aumentassero troppo nel tempo, lo smart working ne sarebbe di sicuro una causa. Con gli aumenti dell’ultimo periodo forse è un po’ più difficile per tutti, vedremo come evolverà la situazione nei prossimi mesi (e anni). 

Danila: Secondo me, servono un metodo di lavoro ben definito – sia personale che condiviso – e procedure codificate condivise per tutte le attività aziendali. Per quanto riguarda il metodo di lavoro condiviso, per esempio, lavorando con Comuni-Chiamo ho conosciuto e imparato ad apprezzare il design thinking. Ho imparato che i lavori ben progettati all’inizio prevengono tante brutte sorprese e correzioni a raffica alla fine!

Matteo: Tutti i membri del team devono essere ugualmente coinvolti nei processi aziendali, con le misure adeguate alle loro capacità, attitudini e compiti. Bisogna studiare soluzioni agili e cercare di organizzare il lavoro in modo tale che ci siano delle zone di tempo dove i gruppi di lavoro sono obbligati a ritrovarsi, validare il lavoro svolto, pianificare il passo successivo. A questo segue un momento di tempo in cui tutti danno il massimo per ottenere l’obiettivo prefissato. Poi si ripete il processo, osservandosi con occhio critico per capire se e dove è possibile migliorare.Tutto qui. 

Le persone: il fattore fondamentale

Matteo: Non è l’ubicazione di un individuo che determina la qualità del suo lavoro. C’entrano piuttosto la sua motivazione ed attitudine e, soprattutto, la gratificazione che trae dalla sua attività – sotto decine di aspetti diversi. È fondamentale che l’ambiente lavorativo permetta a tutti di lavorare ed esprimersi con il minor grado di stress possibile. 

Gilberto: Più importanti delle procedure e degli strumenti, infatti, sono le persone. Ci vogliono persone motivate, che sappiano usare gli strumenti che hanno a disposizione.

Danila: Una cosa bellissima di Comuni-Chiamo è che si dà davvero importanza alle persone che ci lavorano. La qualità ha sempre la precedenza sulla quantità: preservare questo valore significa valorizzare tutti i dipendenti e arricchirli in competenze. 
Infine, ci vuole anche un po’ di sano cazzeggio “circostanziato” con i colleghi! Il canale Random di Mattermost spesso migliora le mie giornate!

Davide: Le persone sono la chiave di tutto, senza dubbio. Ora come ora, ho raggiunto un punto in cui mi trovo bene con lo smart working, ho trovato il mio ritmo e le mie strategie. In questo senso, avere colleghi fantastici è quasi un peccato: vorrei vederli sempre!

Tutto questo vale anche per le aziende molto grandi e complesse?

Gilberto: Sì, una soluzione come la nostra è applicabile in tanti altri contesti. Nel caso di grandi aziende, è possibile dividersi in piccoli gruppi operativi, autonomi e agili. Ci vogliono gli strumenti giusti e le procedure necessarie a far sì che gli strumenti siano usati bene.

Matteo: Anche secondo me sì. Se il lavoro è ben strutturato, a fare la differenza non è il tipo di organizzazione. La chiave sono le singole persone che ne fanno parte, che contribuiscono con le proprie capacità, la propria motivazione e il proprio impegno. 
In generale, mi auguro che in futuro nel nostro Paese venga dato maggiore attenzione a questo tema. Spesso di smart working si parla in termini superficiali, oppure viene  data voce a persone che non hanno passato molto tempo ad approfondirlo, a capirlo. È una possibilità che vale la pena di prendere in considerazione, un futuro che vale la pena di immaginare. 

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Nello spirito dello smart working totale, i contributi di Gilberto, Matteo, Danila e Davide sono stati raccolti grazie a internet. C’è chi ha preferito rispondere alle mie domande in videochiamata, chi in chat, chi inviandomi un documento di testo, chi creando un progetto apposito su Notion. 
Ora non resta che abbracciarsi forte alla cena di Natale!