Buone pratiche per la PA: #5 raccogliere feedback continui

Oggi concludiamo questa piccola dedicata alle buone pratiche da adottare per favorire il processo di innovazione e cambiamento all’interno della Pubblica Amministrazione. L’ultimo consiglio che ci sentiamo di dare ai Comuni e a tutti gli altri tipi di organizzazioni è di cercare feedback continui, in modo da verificare passo dopo passo la validità di un progetto in sviluppo.

Si tratta di un approccio che la Pubblica Amministrazione potrebbe imparare dal mondo delle startup. Solitamente, un’impresa emergente è costretta a muoversi in un contesto inesplorato, e a farlo con poche risorse. A pensarci bene, la situazione di un Comune non è poi tanto diversa.

L’importanza dei feedback continui nel ciclo di sviluppo

Per trasformare questi ostacoli in opportunità, nel mondo delle startup si è cominciato a testare i progetti su piccola scala e in modo veloce, per poi tenere quello che funziona bene e ri-progettare il resto.

Anziché lavorare per mesi ad un progetto completo e poi sperare che incontri i favori del mercato, infatti, si è cominciato a a sviluppare a step. È necessario testare ogni passaggio per ricevere la validazione delle proprie ipotesi oppure nuove informazioni in base a cui elaborare le dovute correzioni.

Introdurre i feedback nel ciclo di sviluppo permette di “aggiustare il tiro” quando c’è ancora margine di manovra e prima che ingenti risorse siano state impiegate. Si tratta in sostanza di un’ottima strategia per abbassare il livello di rischio insito in ogni progetto e capire in modo economico se qualcosa non sta funzionando.

Noi di Comuni-Chiamo abbiamo cominciato così. Siamo infatti convinti che sia meglio fare dei piccoli tentativi continui, raccogliere i feedback e poi procedere con l’interazione successiva.

Progettare (e verificare) scomponendo in parti

Vediamo alcuni benefici dello scomporre un progetto in sotto-parti, alternando le fasi della progettazione e dello sviluppo con quelle della prova sul campo:

• Costa meno. Un progetto piccolo costa molto meno di uno grande. Ottenere un budget gradualmente è molto più facile che farselo assegnare tutto all’inizio
• Riduce il rischio. Quando si fa qualcosa di nuovo, il rischio è sempre presente. Scommettere in un grande progetto è un po’ come fare un salto nel vuoto. Al contrario, sostenere un’iniziativa che ha costi e rischi più limitati è più semplice e richiede meno coraggio. Inoltre, in questo modo è più facile trovare sostenitori/trici all’interno dell’organizzazione. 
• L’approvazione è più agile. Minori saranno le risorse impiegate, minore sarà anche il numero di autorizzazioni necessarie per ottenere l’approvazione del progetto. Così i tempi burocratici si accorciano, il che è sempre una buona cosa.

• Dà risultati reali. Cercare feedback continui permette di passare dalle presentazioni, gli schemi e i ragionamenti alla realtà. Così, se qualcosa non funziona si può cercare di aggiustarlo. Se invece non si può sistemare, il progetto finisce con un numero minimo di risorse e tempo impiegate.
• Fornisce una validazione. Se la prima verifica ottiene i risultati sperati, si potrà proseguire col progetto. I risultati concreti permetteranno di coinvolgere altre persone e, in generale, di sfruttare l’entusiasmo per ottenere il permesso di fare i passi successivi.
• Il progetto è “aggiustabile”. Quando un progetto grande non va come sperato, difficilmente potrà essere rimesso in pista. Un po’ perché le risorse sono finite, un po’ perché è complicato capire da dove e come ricominciare. Al contrario, all’inizio del suo ciclo di vita un progetto può essere modificato e migliorato con poche risorse e senza grandi ritardi. Ciò che si impara passo dopo passo potrà essere utilizzato per il resto dello sviluppo. Questo permette a un progetto imperfetto ma valido di ricevere gli aggiustamenti necessari per dimostrare tutto il suo potenziale.

I motivi di un approccio poco diffuso nella PA

Se i benefici sono così numerosi, allora perché l’approccio citato non è diffuso nel mondo della Pubblica Amministrazione? Quanti progetti “nati morti” sono stati lanciati negli ultimi anni… Progetti acclamati e presentati in pompa magna, che poi non hanno poi retto alla prova dei fatti.

Abbiamo provato a trovare un paio di risposte a questa domanda. Di certo non esauriscono l’argomento, ma possono essere un punto di partenza.

1. Manca una certa mentalità. Quello di cui abbiamo parlato non è un approccio che è stato utilizzato in passato. Semplicemente, molte persone che lavorano nella Pubblica Amministrazione non lo conoscono. Di conseguenza non ci si riflette, e lo sviluppo a piccoli passi non viene preso in considerazione.
2. Non conviene proporlo. Poiché è una strategia d’innovazione sconosciuta, farla approvare richiede le stesse energie del farsi approvare l’intero progetto. Così si pensa che “a parità di fatica, tanto vale proporre il progetto intero”.

La mancanza di strumenti di chi deve proporre progetti e prendere decisioni elimina la possibilità di ragionare come farebbe una startup. Nella maggioranza dei casi, quindi, i progetti vengono bocciati o ignorati. Quelli che invece vengono approvati ricevono sì le risorse necessarie, ma risentono della mancanza di qualcuno che si preoccupi della riduzione dei rischi.

Progettare meglio è possibile, e, per fortuna, meno faticoso e costoso. Se vuoi innovare passo passo con noi, contattataci per saperne di più.