Buone pratiche per la PA: #3 coinvolgere attori esterni

Come può un Comune sviluppare un approccio costruttivo nei confronti dell’innovazione? Dopo “valorizzare il potenziale interno” e “coinvolgere i/le giovani“, ecco il nostro terzo suggerimento per facilitare il processo di cambiamento nei Comuni e nella Pubblica Amministrazione in generale. Un buon modo per stimolare l’innovazione è coinvolgere attori esterni nei processi decisionali, gestionali e lavorativi interni.

Sistemi chiusi VS sistemi aperti

Dal punto di vista sistemico, le organizzazioni sono viste come sistemi. Ciò vale ovviamente anche per ogni Comune e per la Pubblica Amministrazione in generale.

In quest’ottica, ogni organizzazione viene considerata un sistema più o meno aperto, formato di elementi interdipendenti. Ogni sistema ha un costante e reciproco scambio di informazioni con un ambiente esterno dinamico. A questo ambiente, chiamato anche contesto, il sistema organizzativo deve continuamente adattarsi, cambiando e rinnovandosi insieme ad esso.

Grazie alla loro capacità di proporre, attrarre e valorizzare nuove idee e input, i sistemi aperti sono più reattivi ai mutamenti di contesto, ben disposti nei confronti del cambiamento e capaci di innovarsi con agilità.

Al contrario, quanto più un sistema è chiuso, tanto più rischia di irrigidirsi, di fissarsi nella configurazione che ha assunto. In questo caso, cambiare e innovare l’organizzazione risulta molto complesso e faticoso. Così, spesso, si finisce col rinunciarvi.

Purtroppo, in Italia spesso la Pubblica Amministrazione è molto chiusa nei confronti dell’ambiente esterno. Questo atteggiamento le costa tempo, soldi e opportunità. Sostenere una posizione refrattaria al contesto può essere sì confortevole nel breve periodo, ma non è una posizione sostenibile nel lungo periodo.

Perché, dunque, non aprirsi all’esterno e verso l’esterno per aiutarsi reciprocamente?

Aprirsi al nuovo per crescere: coinvolgere attori esterni

Attorno ad un Comune ci sono di sicuro realtà che hanno affrontato, o stanno affrontando, le stesse difficoltà e le stesse sfide. O che magari lavorano da anni proprio per risolvere quegli stessi problemi, solo in ambienti diversi. Lo stesso discorso è valido anche per tutto il resto della Pubblica Amministrazione.

Se è vero che “non si può risolvere un problema con lo stesso approccio che l’ha generato”, coinvolgere attori esterni non è solo una possibilità, ma un’assoluta necessità. Lavorare con chi ha una visione più ampia o comunque diversa è un ottimo modo per focalizzarsi sugli aspetti davvero importanti di un problema. Un punto di vista esterno, infatti, è sicuramente meno influenzato da quella galassia di dettagli e specificità interne capaci solo di distogliere lo sguardo da ciò che davvero conta.

Servirsi di attori esterni potrebbe sembrare l’ennesimo modo per impoverire le competenze interne. Ma se l’obiettivo fosse proprio il contrario?

Ogni influenza esterna dovrebbe essere vista come un’importante opportunità di apprendimento organizzativo e individuale. Grazie al contatto con le competenze e i talenti presenti al di fuori della propria struttura, si ha la possibilità di migliorare il proprio approccio alla risoluzione dei problemi, di affinare le proprie strategie, influenzando anche quelle altrui.

La Pubblica Amministrazione come sistema aperto

Oltre ad ingaggiare consulenti e formatori, in molte aziende si invitano spesso personalità che possano fornire stimoli di vario genere alla propria organizzazione. Sono momenti di crescita per tutte le persone coinvolte.

Allo stesso modo, ad esempio, un Comune potrebbe rapportarsi con quel ristorante locale che ha ricevuto molti riconoscimenti per il proprio servizio, per farsi raccontare come gestisce la propria clientela. Un’agenzia di comunicazione sarebbe utile per imparare a scrivere contenuti, email e documenti efficaci e semplici da capire per chi leggere. Anche una piccola azienda locale che sviluppa software potrebbe fornire ottimi consigli per la scelta di nuove soluzioni. Infine, perché non spingersi fino a coinvolgere la cittadinanza nel suo insieme? Un contest fotografico ben gestito potrebbe fornire al Comune nuovo materiale per la propria foto istituzionale e, al tempo stesso, far sentire cittadini e cittadine parte attiva della propria città.

Insomma, noi di Comuni-Chiamo siamo convinti che la Pubblica Amministrazione debba relazionarsi con l’esterno per coinvolgere tutte le energie, i talenti e le possibilità del proprio territorio. Solo in questo modo sarà possibile costruire e mantenere nel tempo un insieme di connessioni fertili che s’influenzano positivamente a vicenda e tutte concorrenti allo sviluppo del bene comune.

In un periodo di ristrettezze economiche è difficile imbastire grandi progetti. È altrettanto vero però che, spesso, le iniziative migliori sono quelle che partono in piccolo, esplorano tutte le possibilità a disposizione e, col tempo, crescono da sole grazie alla loro capacità di risolvere un problema in modo innovativo.

Il più delle volte queste piccole iniziative non costano denaro. Richiedono però un po’ di coraggio iniziale, un po’ di tempo per instaurare rapporti con le realtà esterne e un po’ di umiltà. Insomma, qualcosa che non si può comprare e, forse proprio per questo, più difficile da immaginare.