Come segnalare un problema al tuo Comune: 10 consigli

Per segnalare un problema al proprio Comune in modo da semplificare davvero il lavoro di chi vi opera bisogna mettere in atto una serie di azioni che sembrano semplici ma che spesso non riusciamo a eseguire. Ciò accade a causa del poco tempo a disposizione o, perché no, dell’irritazione che ci assale quando ci troviamo di fronte sempre alle stesse cose che non vanno. 

Così, invece di essere uno strumento utile, a volte la nostra segnalazione diventa uno sfogo pieno di rabbia che non può essere considerato dagli operatori comunali per mancanza di informazioni essenziali.

Segnalare in modo efficace 

L’invio di una segnalazione efficace favorisce un intervento mirato e più immediato da parte del Comune. Inoltre, solo una segnalazione “ben fatta” è uno strumento davvero utile al mantenimento e miglioramento dei beni comuni.

Per questo motivo vi proponiamo un breve vademecum per segnalare un problema al proprio Comune in maniera veloce ed efficace. Si tratta di 10 consigli nati dalla nostra esperienza con i 110 Comuni che hanno scelto Comuni-Chiamo, che valgono però anche per i canali di segnalazione più tradizionali.

Il comune ascolta i cittadini

 Come segnalare un problema al Comune: cosa fare

  • Una segnalazione, un problema. Per il Comune è importante che tutte le segnalazioni rimangano separate. In questo è possibile valutare l’entità del problema, decidere che tipo di intervento svolgere e chiamare al lavoro le persone giuste con gli strumenti giusti. Anche se in una stessa strada a distanza di pochi metri ci sono due buche, è bene fare una segnalazione singola per ciascuna di esse. 

  • Localizzazione precisa del problema. È necessario segnalare indicando il più precisamente possibile il punto in cui si trova il problema. Non tutto infatti è di competenza comunale: a volte potrebbe essere necessario l’intervento della provincia o di aziende esterne. Riuscire a valutare questo prima di inviare una squadra comunale sul posto significa risparmiare tempo (e denaro).

  • Descrizione breve del problema. La segnalazione dovrebbe essere completata con una breve descrizione che  contenga utili informazioni aggiuntive. È bene tralasciare commenti o opinioni personali sulla modalità di gestione delle segnalazioni, le quali vengono lette da persone del tutto estranee a quei processi decisionali in grado di rendere più efficaci le procedure di intervento.

  • Allegare immagini chiare. Fondamentale è anche allegare immagini del problema che lo ritraggano da angolazioni differenti. In questo modo gli operatori avranno una visione completa del problema e potranno direttamente inviare una squadra per risolverlo, senza perdere tempo per valutare il tipo di intervento da svolgere. 

  • Lasciare i propri recapiti corretti. Solo così il Comune potrà contattarvi per chiedervi informazioni aggiuntive e/o aggiornarvi sulle fasi di gestione delle segnalazione. Soprattutto, solo in questo modo alcuni problemi gestiti da ditte in appalto saranno presi in considerazione.

Le app di collaborazione per liberare il tempo dei collaboratori

Come segnalare un problema al Comune: cosa NON fare

  • Segnalare lo stesso problema in più categorie. Quando si segnala un problema con Comuni-Chiamo bisogna indicarne la categoria di appartenenza. A volte non si sa bene quale categoria scegliere, così si inviano più segnalazioni dello stesso problema associato a più categorie diverse. Queste segnalazioni rallentano il lavoro e non aiutano il Comune perché obbligano l’operatore a controllarle tutte e, in tutte, a cambiare la categoria selezionando quella giusta.

  • Usare canali diversi per segnalare lo stesso problema. Non bisogna segnalare lo stesso problema attraverso canali differenti (Comuni-Chiamo, email, telefono, sportello ecc.) sperando così di ricevere attenzione. Ciò rallenta il lavoro degli operatori, che devono prima di tutto capire se tutte le segnalazioni siano riferite allo stesso problema o meno, perdendo tempo prezioso. 

  • Usare canali diversi per chiedere informazioni sullo stato della propria segnalazione. Se si segnala un problema con Comuni-Chiamo e la settimana dopo si scrive una email al Comune per chiedere informazioni sullo stesso, si crea solo confusione interna agli uffici e spesso non si ottengono informazioni utili. Bisogna quindi segnalare attraverso un unico canale e attendere un feedback da parte del Comune. Solo dopo un periodo di tempo un po’ più esteso, eventualmente, si può sollecitare una risposta o ri-segnalare il problema attraverso lo stesso canale.

  • Chiedere informazioni generiche senza segnalare un problema concreto. È bene non richiedere informazioni di varia natura attraverso canali dedicati alla raccolta e alla gestione di segnalazioni. In questo modo si fa perdere tempo all’operatore, non si ottengono risposte adeguate e si è rimbalzati al collega di competenza. Ogni strumento di comunicazione risponde a determinati scopi: usarlo in maniera scorretta ne minerà l’efficacia. 
  • Segnalare problemi che richiedono un intervento di forze dell’ordine o di squadre di emergenza. Non bisogna utilizzare Comuni-Chiamo o le email per segnalare situazioni di pericolo in corso (incendi, piene, effrazioni, fughe di gas ecc.). In questi casi è fondamentale chiamare i numeri di emergenza preposti per parlare con operatori qualificati in grado di far partire interventi immediati. Queste emergenze richiedono persone che siano sempre a disposizione, mentre chi lavora in Comune segue orari di ufficio.

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