Gestire la manutenzione: dal Process Management agli strumenti online

Siamo nell’era della gestione. Se ancora ieri ‘il fare’ era la colonna portante delle imprese, l’odierna complessità impone di spostare il baricentro verso ‘il gestire’, anche nelle aziende di manutenzione. La capacità di allineare i processi con gli obiettivi strategici di un’organizzazione, di progettare e implementare architetture di processo e creare sistemi di misurazione efficaci, è ciò che maggiormente determina il successo (o meno) di un’azienda. Il process management, però, può contare su nuovi e tecnologici alleati, come le soluzioni per le aziende di manutenzione di Comuni-Chiamo.

Una piattaforma di gestione del processo di manutenzione è infatti uno strumento imprescindibile per raggiungere una visione a 360° sulle attività aziendali. Da un lato, permette di gestire e monitorare tutti gli interventi, mentre dall’altro consente ai tecnici delle squadre esterne di essere sempre connessi alla loro centrale operativa.

Gestire la manutenzione con gli strumenti online significa prima di tutto abbattere ogni distanza.

Firstline worker: quando gli strumenti online uniscono l’azienda

Si chiamano firstline worker, lavoratori di prima linea, e non hanno né una scrivania né una postazione fissa. Per molte aziende, come quelle che si occupano di manutenzione, sono addirittura l’unico contatto tra il cliente e l’organizzazione. Eppure, troppo spesso, questi lavoratori tendono a sentirsi esclusi dalle dinamiche aziendali e a identificarsi esclusivamente con il proprio team. 

Offrire grande autonomia alle squadre esterne è indubbiamente un’espressione di fiducia dell’azienda nei confronti dei propri dipendenti. Questa stessa autonomia, però, se non accompagnata da adeguati strumenti di comunicazione e collaborazione, può portare gradualmente al disgregamento degli obiettivi comuni.

Secondo uno studio condotto da Microsoft e Forbes, nel 48% delle organizzazioni la maggior parte dei firstline worker non è connessa digitalmente. Questo comporta non solo un’esclusione dei lavoratori sul campo dalla quotidianità della loro organizzazione, ma soprattutto la perdita, da parte dell’azienda, di informazioni utili e aggiornate sulle esigenze dei clienti e sulle potenziali opportunità di business.

La digitalizzazione offre sempre più strumenti per coinvolgere tutti i gruppi di dipendenti e colmare il divario che può crearsi tra loro. Un management attento alle necessità di tutti è segno di una cultura aziendale forte.
Senza contare che la comunicazione, quando è fallace, si trasforma velocemente in un costo.

Process management: una risorsa per ottimizzare i processi

Ogni organizzazione ha i propri processi aziendali. Tuttavia, nonostante la crescente complessità dell’odierno mercato dei servizi, sono ancora troppe le aziende che si affidano al ben noto ‘’abbiamo sempre fatto così’’ per portare avanti le proprie attività.
I passaggi manuali, la perdita o distorsione delle informazioni e la mancanza di meccanismi di misurazione delle prestazioni sono solo una parte dei fattori che creano rallentamenti e costi evitabili. Un’organizzazione in affanno, inoltre, difficilmente riesce a offrire il servizio migliore ai propri clienti.

In che modo un’azienda può rinnovarsi nella gestione dei propri processi?
Una risposta arriva dal process management, la disciplina organizzativa che fornisce strumenti e risorse per analizzare, definire, ottimizzare, monitorare e controllare i processi aziendali e per misurare e migliorare le prestazioni dei processi aziendali interdipendenti.

Per gestire un’azienda di manutenzione in maniera ottimale non basta pianificare gli interventi e allocare le risorse nel modo più efficace. Costruire un buon sistema di process management richiede infatti di mappare, standardizzare e automatizzare i processi operativi con le giuste strategie e tecnologie. Inoltre, è necessario analizzare i processi aziendali esistenti per identificare problemi e potenziali soluzioni e comprendere i diversi flussi di lavoro e delle tecnologie impiegate.

Contrariamente a quanto si possa pensare, il process management non è solo software. Mentre una piattaforma di gestione come Comuni-Chiamo può certamente aiutare a semplificare e automatizzare il flusso di lavoro e i processi – una volta sviluppati e standardizzati – il successo di un’azienda è determinato da una combinazione di persone, politiche e tecnologia.

Strumenti online: piattaforme e app per gestire la manutenzione

La manutenzione sul campo richiede conoscenze tecniche, abilità manuali e tanta esperienza. In che modo gli strumenti digitali come piattaforme e app si integrano in operazioni quotidiane così concrete e tangibili?

Gestire le richieste di intervento non programmate, le manutenzioni ordinarie e straordinarie, gli itinerari giornalieri delle squadre esterne, le attrezzature e gli ordini di pezzi di ricambio da un unico gestionale permette un allocazione razionale ed equilibrata delle risorse. Un flusso lavorativo ben organizzato è inoltre flessibile e reattivo di fronte agli imprevisti e alle emergenze.

Alle piattaforme di gestione, inoltre, si associano anche app per smartphone, nelle tasche di tutti i collaboratori sul campo, che permettono uno scambio di informazioni sempre aggiornate e in tempo reale. Una soluzione di facile utilizzo per gestire la complessità degli interventi di manutenzione.

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Oltre alla comprovata utilità nella gestione quotidiana delle attività, gli strumenti online e le piattaforme digitali stanno tracciando un’altra strada importante per le aziende di manutenzione: la manutenzione predittiva. Attraverso l’implementazione di una serie di strumenti, tecniche di monitoraggio e analisi dati relativi alle condizioni delle macchine e delle attrezzature, infatti, questa particolare tipologia di manutenzione preventiva permette di prevedere guasti e anomalie e di individuare possibili cause e soluzioni. 

Gestire la manutenzione online oggi è possibile e vantaggioso 

Certamente, mappare i processi aziendali e ottimizzarli, comprendere e gestire le necessità delle squadre esterne e implementare una piattaforma di gestione della manutenzione online è impegnativo e comporta uno sforzo non indifferente, sia in termini economici che di formazione e adeguamento della cultura aziendale. Ciononostante, la numerosità e la qualità dei benefici può superare agilmente ogni considerazione sui costi.

Ricordiamone alcuni:

• Processi chiari, snelli, con passaggi e responsabilità stabiliti
• Riduzione dei tempi di presa in carico e gestione delle richieste di intervento
• Interventi manutentivi ordinari pianificati e calendarizzati
• Riduzione dei tempi di spostamento, reperimento attrezzature e informazioni sul guasto
• Riduzione dei costi legati ai pezzi di ricambio
• Comunicazione continuativa e puntuale tra clienti, manutentori, azienda e fornitori
• Analisi della reportistica e individuazione di anomalie ricorrenti
• Possibilità di manutenzione predittiva

Siamo nell’era della gestione.
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