Gestire la manutenzione degli impianti: 5 motivi per usare le App

Richieste di intervento non programmate, manutenzioni ordinarie, itinerari giornalieri delle squadre esterne, mancanza di attrezzature o di pezzi di ricambio. Sono molte le sfide che attendono ogni giorno i team addetti alla gestione manutenzioni. Oggi, però, è possibile trasformare queste sfide in un flusso lavorativo ben organizzato e allo stesso tempo flessibile. Con un unico strumento, l’app per gestire la manutenzione di Comuni-Chiamo. 

Viene da chiedersi, come può uno strumento intangibile e digitale come un’app integrarsi con un lavoro sul campo che richiede conoscenze tecniche, abilità manuali e tanta esperienza? Perfettamente, è la nostra risposta.
Non solo la manutenzione degli impianti beneficia di un’app come Comuni-Chiamo per gestire meglio gli interventi quotidiani, ma tenendo traccia dei guasti e analizzandoli, riesce a prevedere e anticipare le criticità. Con un notevole risparmio di risorse.

Vediamo però insieme, in modo più dettagliato, i 5 principali benefici delle app nella manutenzione di mezzi e impianti.

1. Gestire la manutenzione: un filo diretto con i clienti

Ricevere le richieste di intervento è alla base di ogni servizio di manutenzione. Eppure, può presentare insidie che rallentano il lavoro e ne diminuiscono l’efficacia.

Immaginiamo la manutenzione per eccellenza, quella degli ascensori (in Italia sono presenti 1mln di impianti, il 70% dei quali ha oltre 20 anni). In caso di malfunzionamento o guasto, l’amministratore telefonerà alla ditta di manutenzioni, dove molto probabilmente dovrà lasciare un messaggio in segreteria per fissare un appuntamento. Se la ditta ha dimensioni ridotte, chiamerà direttamente il professionista, che non potrà rispondere perché già impegnato. Seguirà un’ulteriore chiamata per chiarire i dettagli, l’invio di qualche fotografia via mail e la ricostruzione dello storico degli interventi attraverso gli archivi, o la memoria, del manutentore. 

Quanto sarebbe più semplice gestire tutti questi passaggi con un flusso di comunicazione già ottimizzato, lasciando le operazioni ripetitive alle automazioni dell’app Comuni-Chiamo? Vediamo come cambia l’iter della segnalazione.

L’amministratore inoltra la segnalazione direttamente dal cellulare, risponde alle domande preimpostate su ciò che osserva sul posto e allega le fotografie necessarie. Il manutentore riceve la richiesta sul gestionale, con tutti i dati e lo storico del cliente subito disponibili. L’amministratore, infine, può monitorare lo stato della presa in carico direttamente via app, senza dover telefonare nuovamente per chiedere informazioni o fare solleciti.
Un bel vantaggio, vero?

2. Strumenti di lavoro unificati: meno tempo, risultati migliori

Più passaggi ci sono, più sono le possibilità di errore. Vale per ogni tipo di lavoro, anche nella manutenzione degli impianti.

Annotare le richieste di intervento in un quaderno, o in un file Excel. Un altro file per monitorare il magazzino e i pezzi di ricambio disponibili. Una rubrica, forse su un cellulare, con tutti i contatti dei fornitori. Lo storico degli interventi ai singoli clienti nei faldoni dell’Amministrazione. Almeno un terzo delle informazioni necessarie non accessibili online, quando si è già sul posto per fare un intervento.

Gestire un servizio di manutenzione di mezzi e impianti può essere estremamente complesso, ma non deve rimanere necessariamente così. Un gestionale online può semplificare il lavoro in maniera decisiva, aiutando a offrire ai clienti un servizio che superi le loro aspettative. Sempre.

Hai già un gestionale per gli interventi? Integralo con l’app per le segnalazioni di Comuni-Chiamo e crea un circolo virtuoso con le tue squadre impegnate sul campo, i clienti e fornitori. Non hai ancora implementato un software per gestire la manutenzione? Contattaci e affidati alle nostre soluzioni su misura.

3. Organizzare gli interventi: efficienza sul campo

Ogni uscita delle squadre esterne deve essere programmata e organizzata con attenzione. In quale parte della città devono andare? Quali strumenti devono portare con sé? Quanto devono spostarsi per l’intervento successivo? E se arriva una chiamata urgente?

Occuparsi della gestione manutenzioni significa soprattutto saper allocare in modo ottimale le risorse, sia umane che materiali. Per prendere le decisioni migliori è necessario gestire il lavoro valutando la totalità delle richieste di intervento e delle manutenzioni programmate.

Un’app come Comuni-Chiamo è il braccio destro ideale per assegnare le attività e monitorare in tempo reale i tempi di presa in carico, l’avanzamento dei lavori e le criticità. Inoltre, permette di organizzare le attività di supporto e gestire le richieste di materiali, pezzi di ricambio o strumenti di lavoro in modo strutturato e coordinato.
Per sapere sempre chi gestirà un intervento, di cosa avrà bisogno, e quando potrà essere operativo.

4. Gestire e monitorare le squadre esterne: coordinamento attivo

Le squadre esterne sono sul campo per un una serie di interventi. A che punto sono? Sono muniti di tutta l’attrezzatura necessaria? Hanno la possibilità di prendere in carico una segnalazione urgente nella stessa zona?

La necessità di comunicare con i propri manutentori è certamente tra le più pressanti per chi deve organizzare il loro lavoro. Ci si può affidare ai telefoni cellulari, con la concreta possibilità che nessuno riesca a rispondere, o peggio, che si vengano a creare situazioni di pericolo durante operazioni complesse. 

Tutto ciò che serve, invece, è un app. Da un lato consente di valutare a quale squadra assegnare un nuovo intervento e come ridistribuire il lavoro, e dall’altro con una semplice notifica avverte i lavoratori, che troveranno tutte le informazioni necessarie subito disponibili.

Un’unica operazione per informare e coordinare contemporaneamente più squadre, in pochi minuti.

5. Condivisione di informazioni: collaboratori, fornitori e clienti 

Noi di Comuni-Chiamo crediamo in una comunicazione efficace e trasversale. Lo dice il nostro nome. Quando le persone condividono le stesse informazioni, nello stesso momento, e vengono date loro indicazioni chiare e coerenti, queste possono concentrarsi esclusivamente sul raggiungimento dell’eccellenza nel loro lavoro.

Abbiamo già esplorato i vantaggi di un filo diretto con i clienti e di un sistema di comunicazione in tempo reale con i collaboratori. Per una gestione manutenzioni ottimale, però, tutti gli attori devono essere coinvolti in uno scambio di informazioni costante e bidirezionale.

Più macchinari della stessa serie hanno riscontrato lo stesso problema? Avvisare tutti i clienti interessati di una manutenzione straordinaria, diramare avvisi e informazioni utili diventa semplice, con un click. E se un pezzo di ricambio ha avuto prestazioni al di sotto delle aspettative in numerose riparazioni? L’azienda di manutenzioni può condividere le sue statistiche con i fornitori per valutare insieme la resa di alcuni prodotti rispetto ad altri.

Un’app per manutenzioni, inoltre, può raccoglie anche le valutazioni dei clienti sulla qualità dei servizi e supportare concretamente il monitoraggio della customer satisfaction.

Gestire la complessità con la tecnologia è oggi un passaggio fondamentale per le aziende che desiderano crescere, offrire servizi competitivi ai propri clienti e ridurre al minimo lo stress per i propri collaboratori.

Un modo nuovo di concepire la gestione manutenzioni.
A solo un’app di distanza.