Gestire i progetti online: 4 ragioni per scegliere le app di collaborazione

Attitudine al lavoro di gruppo. Per la maggior parte delle organizzazioni, il lavoro di squadra è un elemento imprescindibile della vita quotidiana dei dipendenti. Tuttavia, la comunicazione tra più persone all’interno dello stesso team può a volte risultare difficile, specialmente se queste sono fisicamente distanti. Ancora una volta, è la tecnologia a venirci in aiuto, sviluppando innovative e pratiche app di collaborazione per organizzare il lavoro online.

Il tuo team collabora da 20 anni come un orologio svizzero utilizzando i vecchi sistemi? Non c’è alcun bisogno di utilizzare un’app per la gestione aziendale per migliorare i vostri processi perfettamente rodati?
Se è così, complimenti! Ma sappiamo bene che il mondo corre sempre più veloce e la mole di informazioni che ogni giorno richiede la nostra attenzione rischia di rallentarci sempre di più, se non ci affidiamo a strumenti adeguati per gestirle.

Le app di collaborazione hanno un unico obiettivo: semplificarci la vita. Continua a leggere e scopri le 4 ragioni principali per cui anche la tua organizzazione potrebbe trarne beneficio.

Cominciamo!

1. E-mail: un lavoro nel lavoro

La tua casella di posta elettronica segna ogni mattina circa 50 nuove e-mail non lette. Sei in buona compagnia.
Un sondaggio di Adobe ha infatti rilevato che le persone trascorrono in media 3,1 ore al giorno a gestire le loro e-mail, pari a 15,5 ore a settimana e 20 settimane all’anno. 

Più della metà dei lavoratori ritiene che la propria produttività e concentrazione siano effettivamente ostacolate dal controllo regolare della posta in arrivo. Ed effettivamente, la “distrazione della posta elettronica” costa alle aziende fino a 5.000 euro di tempo sprecato all’anno per ogni dipendente.

L’uso sconsiderato di e-mail forza i dipendenti a seguire infiniti thread con molteplici destinatari. Creando dubbi e fraintendimenti che andranno chiariti con altre e-mail.
Se siamo molto sfortunati, e capita spesso, questi lunghe catene nemmeno ci riguardano poiché i colleghi, non avendo ben chiaro l’interlocutore, mettono in copia tutti. Con buona pace dei ‘rispondi a tutti’ a ripetizione.

Infine, nel fortunato caso in cui le comunicazioni siano pertinenti con il nostro lavoro, troppo spesso le informazioni utili vengono ‘seppellite’ in testi lunghi e articolati. 

Suona familiare? Il lavoro di gruppo non deve essere una frustrazione per i singoli e un costo per l’azienda. Basta un’app per gestirlo in maniera efficiente ed eliminare le distrazioni.
E per chiacchierare, è meglio sfruttare la macchinetta del caffè.

2. Monitoraggio: task, priorità e progressi

Chi fa cosa? A che punto siamo? Quali sono le attività prioritarie? Saremo in grado di rispettare le scadenze? 
Organizzare il lavoro e allocare con criterio le risorse è la fase più delicata di ogni progetto. Chiaramente, più persone ci lavorano, più sarà difficile seguirne l’evoluzione e i cambiamenti. 

Gli strumenti collaborativi dimostrano tutta la loro utilità proprio nelle situazioni di estrema complessità. Un’app per la gestione aziendale permetterà infatti al tuo team di suddividere e assegnare le attività ai singoli, definendo scadenze e priorità. Ciò è particolarmente utile quando i componenti del gruppo lavorano su più progetti, in gruppi diversi e fisicamente distanti.

Hai ricevuto lo stesso file in 5 versioni differenti? Quindi, ovviamente, non sai qual è quello di cui hai bisogno!
Anche in questo caso, un’app può risolvere il problema aiutando il tuo gruppo di lavoro a condividere informazioni sempre aggiornate, tenendo allo stesso tempo una traccia dello storico e la cronologia delle modifiche. 

 3. Sicurezza: privacy e dati sensibili

Come abbiamo già accennato, sapere qual è l’ultima versione di un documento condiviso può facilmente diventare una sfida, specialmente se ci si affida allo scambio via e-mail. Oltre alla difficoltà pratica, però, una gestione improvvisata può portare a problematiche ben più serie: la violazione delle normative sulla privacy e la diffusione accidentale di dati sensibili.

Riflettiamoci un attimo.
Siamo in smart working oppure decidiamo di dedicare a un progetto qualche ora extra a casa. Abbiamo però bisogno di alcuni documenti. Se non possiamo accedere a un gestionale aziendale da remoto, la soluzione più ovvia e inviarci i documenti via e-mail, magari alla nostra casella personale. Oppure, copiare tutto su chiavetta.

Quanto sono sicuri questi metodi?
Non molto. Meglio affidarsi a un’app di collaborazione online, progettata specificamente per consentirci un accesso sicuro a tutti i documenti in cloud, da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo.

4. Produttività: supportare il talento

Gli strumenti collaborativi permettono di guadagnare tempo, evitando inutili rincorse di informazioni e continui aggiornamenti durante interminabili riunioni-fiume.
E con il tempo risparmiato, cosa facciamo? Diventiamo più produttivi.

Troppo spesso, il termine ‘produttività’ evoca l’opprimente immagine di un lavoratore in continuo affanno per dare sempre più ‘output’. Sbagliato.
Oggi, un ambiente di lavoro produttivo significa soprattutto un luogo dove il talento dei singoli non viene appiattito o soppresso da attività perlopiù inutili, generate da un’organizzazione del lavoro approssimativa e opaca.

Un lavoratore produttivo dedica il tempo a disposizione a elaborare soluzioni migliori per il proprio progetto, non a raccapezzarsi tra processi, indicazioni e informazioni ambigue.
E cosa succede quando il tempo non è più un bene scarso in azienda? Diventa possibile dedicarne una parte alla formazione e all’aggiornamento professionale, supportando così la crescita dei propri collaboratori.

Dare ai talenti spazio per evolvere è anche il modo migliore per non perderli. Secondo FinancesOnline, infatti, migliorare i flussi di lavoro in azienda incrementa del 450% la retention rate. In media, l’86% dei dipendenti imputa proprio a una comunicazione inadeguata i problemi in azienda e il 70% vede nella tecnologia il più valido degli alleati per migliorarla.

Scegliere un’app di collaborazione. E se ti affidassi a Comuni-Chiamo?

Non possiamo più avere dubbi sull’estrema utilità delle app di collaborazione, ma quale scegliere?

Se la complessità della vostra organizzazione sta principalmente nel coordinamento delle attività di molteplici attori, sia interni che esterni, Comuni-Chiamo è certamente la vostra prima scelta.

Sviluppata in oltre 10 anni di esperienza sul campo, Comuni-Chiamo integra la funzionalità della sua app per segnalazioni con un software che semplifica notevolmente il lavoro di chi si trova a gestirle.

Nei Comuni, nelle aziende produttive, così come nella gestione di eventi o squadre esterne, la corretta comunicazione è il fattore determinante. 
Con una semplice segnalazione via app, Comuni-Chiamo assegna automaticamente il problema all’ufficio o al collaboratore competente. Tutte le informazioni sulle richieste aperte, suddivise per grado di priorità, sono poi disponibili su un unico cruscotto, in modo da gestire gli interventi in modo più razionale e monitorare in tempo reale tempi e costi.

Un nuovo modo di collaborare online, che libera il tuo tempo per le attività davvero importanti.

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