La collaborazione aziendale 2.0. Software e app per lavorare meglio
Quando persone di talento e altamente motivate lavorano insieme su un obiettivo condiviso, si ottengono grandi cose. Anche a distanza.
Il lavoro di squadra e la collaborazione giocano un ruolo fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione. E nell’ambiente di lavoro digitale di oggi, l’ingranaggio cruciale che aiuta a mantenere in funzione il motore della squadra può essere trovato negli strumenti di collaborazione aziendale. In particolare, quelli online.
Differenti flussi di lavoro e stili di comunicazione, però, richiedono software e app per la collaborazione aziendale diversi. Come scegliere, allora, tra le numerose proposte la vostra prossima teamwork app?
Cominciamo con il comprendere bene il tipo di lavoro da gestire.
Collaborazione sincrona o asincrona?
Il successo del lavoro di squadra è largamente determinato dalla capacità di gestire il tempo. I software di collaborazione aziendale sono un valido alleato, ma dobbiamo prima comprendere le dinamiche di collaborazione del nostro gruppo. La tua squadra lavora per lo più in modo sincrono o asincrono?
Nella comunicazione sincrona, le attività e lo scambio di informazioni si verificano nello stesso momento. Le videoconferenze e la messaggistica istantanea ne sono un esempio.
Il vantaggio principale è certamente l’immediatezza; tuttavia quest’ultima rappresenta anche il suo maggiore svantaggio. Questi strumenti, infatti, incoraggiano l’interruzione e la pseudo-urgenza, che possono facilmente ridurre la produttività. Nessuno può lavorare davvero bene con le costanti notifiche di una teamwork app aperta in sottofondo.
Quando i membri del team sono impegnati a svolgere un lavoro mirato o un messaggio non è urgente, è perciò consigliabile utilizzare la comunicazione asincrona. Lo è la posta elettronica, così come i messaggi vocali.
Vediamo ora i principali strumenti per la collaborazione 2.0.
Software e app per la collaborazione aziendale
L’abitudine si vince con l’abitudine. Sebbene il lavoro a distanza abbia rappresentato per molti solo una parentesi temporanea, gli strumenti di collaborazione online sono destinati a rimanere parte integrante del nostro quotidiano.
I numerosi software e app disponibili sul mercato offrono diversi mix di strumenti fondamentali, dei quali non vorremo fare a meno nemmeno in ufficio.
Impariamo a conoscerli.
1. Strumenti di project management
Gli strumenti di gestione del progetto sono tra quelli che più abbiamo imparato ad apprezzare con l’avvento dello smart working e che certamente non abbandoneremo con il rientro in ufficio.
Le app per la collaborazione aziendale sono progettate per favorire la condivisione, aiutare ad assegnare le attività, monitorare i progressi e creare un hub di condivisione delle informazioni affinché tutti sappiano cosa devono fare e abbiano accesso alle risorse. Le funzioni di reporting, inoltre, consentono di analizzare la qualità del lavoro.
Ne è un perfetto esempio Comuni-Chiamo, un gestionale che integra la funzionalità della sua app per segnalazioni con un software che semplifica notevolmente il lavoro di chi si trova a coordinare le attività di molteplici attori, sia interni che esterni.
Sviluppata in oltre 10 anni di esperienza nella gestione delle complessità dei Comuni italiani, Comuni-Chiamo risponde oggi anche alle esigenze specifiche di aziende produttive, squadre esterne di manutenzione e grandi eventi.
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2. Strumenti di archiviazione e condivisione
Il cloud è oggi la spina dorsale della maggior parte dei software di collaborazione aziendale. È ciò che consente a tutti, anche a piccole imprese e startup, di adoperare strumenti avanzati senza dover acquistare server o archiviare internamente.
Dropbox, OneDrive e Google Drive sono nomi ormai noti ai più. Dalla semplice archiviazione dei file alla modifica e collaborazione sui documenti in tempo reale, questi strumenti sono indispensabili per consentire al team di accedere in completa sicurezza, sempre e ovunque, a informazioni e documenti aggiornati.
Rimanere ’up-to-date’ sugli appuntamenti e le scadenze del team è un’altra delle necessità primarie di ogni gruppo di lavoro, alla quale rispondono i calendari condivisi. Google Calendar è probabilmente l’app più conosciuta e diffusamente utilizzata, sebbene molti pacchetti di software di collaborazione aziendale ne propongano già uno interno (es. Office).
3. Strumenti di comunicazione istantanea
La difficoltà principale del lavoro in team a distanza è costituita dalla necessità di ricostruire online uno scambio stimolante tra i membri che favorisca la germinazione di nuove idee. Un aiuto fondamentale ci viene dato dalla messaggistica istantanea che, quando integrata con altri strumenti, consente di chattare direttamente dalla finestra di lavoro corrente.
A volte, lo scambio di idee rappresenta l’attività principale del gruppo. In queste occasioni diventano fondamentali le lavagne online, uno dei modi più efficaci per fare brainstorming, realizzare mappe mentali e collaborare su task con una forte componente visiva. Microsoft Whiteboard, Google Jamboard e Mural sono tra le lavagne digitali più apprezzate.
4. Strumenti di videoconferenza
Le piattaforme di videoconferenza rendono possibili riunioni e seminari da qualsiasi luogo e con molteplici device. La recente crescita nella domanda questi di strumenti ha inoltre portato a rapidi miglioramenti e innovazioni, come la condivisione dello schermo o le sale per sottogruppi di lavoro.
Questi strumenti non sono del tutto nuovi – basti pensare a Skype o Google Meet – ma è nuovo il modo in cui vengono utilizzati. Di conseguenza, sono mutate le esigenze specifiche alle quali diverse piattaforme rispondono. Dalla didattica a distanza (Microsoft Teams) alla trasposizione degli eventi sul web (GoToWebinar), le piattaforme di videoconferenza hanno mostrato a tutti un nuovo modo di intendere l’interazione ‘de visu’.
Difficilmente la tecnologia potrà sostituire al 100% la qualità dell’incontro fisico. A fronte, però, del notevole risparmio economico e di tempo che il loro utilizzo comporta, questi strumenti continueranno sicuramente a prendere il posto di tutti gli incontri non necessari.
5. Reti sociali di collaborazione aziendale (ESN)
Gli strumenti ESN (Enterprise Social Network) rientrano nella categoria dei software di collaborazione aziendale e ricalcano le caratteristiche principali delle piattaforme social come Facebook e Twitter, ma sono progettati specificamente per il business.
Un ESN – come Chattr o Tibbr – consente sia la comunicazione sincrona che asincrona e permette l’integrazione con altri strumenti aziendali, come le app di condivisione di file. Questo tipo di strumento è particolarmente utile in organizzazioni molto grandi, dove anche la comunicazione interna gioca un ruolo strategico nella cultura aziendale.
Hai già individuato quali strumenti possono arricchire l’esperienza di lavoro del tuo team?
Una collaborazione efficace, in genere, richiede un ibrido tra più modi di comunicare e l’utilizzo di strumenti diversi. Ottenere il massimo da ciascuno, però, significa anche sapere quando non usarli.
Perché uno strumento di collaborazione davvero utile non occupa il nostro tempo, ma lo libera per ottenere risultati migliori. Insieme.
