L’ufficio a distanza. Gli strumenti di collaborazione online che ci uniscono

Il team virtuale. Nel famigerato 2020, anche noi siamo stati probabilmente tesserati in uno di questi esclusivi circoli aziendali imposti dallo smart working. Così, nella nuova routine fatta di connessioni a singhiozzo e infiniti scambi di e-mail, nella maggior parte dei casi gli strumenti di collaborazione online sono stati un’ancora di salvezza. Durante questi mesi complessi, le piattaforme di condivisione, le app e i software hanno sostenuto le nostre attività, delineando un nuovo spazio – non più fisico – dell’ufficio. Unendoci, a distanza.

Sebbene possiamo già guardare con ottimismo alla ripresa di molte attività in presenza, gli strumenti di collaborazione online sono indubbiamente destinati a rimanere un utile strumento di lavoro per molte persone. Alzi la mano chi spera di tornare ad un passato fatto di post-it, e-mail e riunioni-fiume. Nessuno, appunto.

Dopo un primo e comprensibile momento di diffidenza, infatti, gli strumenti di collaborazione online sono diventati un alleato imprescindibile nella nostra routine lavorativa (e non solo). Per questo motivo, comprenderne appieno i vantaggi, per noi e la nostra organizzazione, è un ulteriore passo verso una più serena e produttiva organizzazione delle attività che ci vengono affidate.

Ma, andiamo per ordine.

Strumenti di collaborazione online: cosa sono?

Secondo una ricerca condotta da Deloitte, almeno 100 prodotti di collaborazione remota digitale sono stati lanciati o migliorati nei primi otto mesi del 2020.   
Adottati inizialmente solo per mitigare alcuni risvolti negativi del lavoro da casa – banalmente, la distanza fisica – questi strumenti si sono ben presto fatte apprezzare per un ampio spettro di funzionalità. 

Le piattaforme di collaborazione online consentono ai professionisti di essere più efficaci nelle loro attività quotidiane, creando un canale di comunicazione più trasparente con colleghi, collaboratori e fornitori esterni. Organizzazione, sistematicità e precisione prendono così il posto di consuetudini e procedure obsolete, caotiche o spesso inesistenti.

Quante volte vi sarà successo di non sapere quale fosse l’ultima versione di un documento? Quanto è stato frustrante non poter risalire velocemente all’autore di alcune modifiche per chiarimenti? Oppure scoprire tardi che vi siete basati su informazioni obsolete?

Gli strumenti collaborativi forniscono informazioni regolarmente aggiornate, in modo che l’intero team possa seguire il progresso complessivo del progetto, senza malintesi. In aggiunta, consentono a più persone di lavorare sullo stesso compito, senza perdere tempo e informazioni con passaggi di mano via e-mail. 

Infine, dall’archiviazione di documenti nel cloud fino al project management online, questi strumenti vi permettono di lavorare ovunque passando con agilità tra dispositivi mobili, desktop e laptop, rendendovi ancora più flessibili.

La prima regola del lavoro a distanza: collaborazione

Se la collaborazione online è la nuova normalità, è fondamentale dotare le persone degli strumenti giusti per condividere risorse, informazioni, metodologie e obiettivi. 

Scopriamo insieme come funziona una piattaforma collaborativa virtuale, partendo da un esempio emblematico di complessità: la pubblica amministrazione. Benché queste parole evochino spesso immagini color seppia di polverosi archivi cartacei, per fortuna la realtà è ben diversa. Specialmente quella dei 110 Comuni che si sono affidati al sistema di gestione delle segnalazioni di Comuni-Chiamo.

I Comuni conoscono da ben prima dello smart working la complessità della collaborazione tra entità diverse, che spesso non condividono né lo spazio fisico né gli obiettivi. Soffermiamoci per un momento ad immaginare uno dei loro compiti principali, la gestione dei guasti sul territorio.

Lampioni guasti, ieri e oggi

Ieri: Un cittadino nota una serie di lampioni spenti. Può telefonare al Comune, inviare una lettera o recarvisi di persona. L’impiegato che raccoglie la segnalazione deve poi individuare l’ufficio competente per passare il messaggio. Nell’ufficio preposto cercano il contatto dell’azienda esterna di manutenzione per inoltrare la richiesta. Seguono altre 3 o 4 conversazioni telefoniche per sollecitare l’intervento o avere riscontri sullo stato dei lavori. Tutto questo, ovviamente, se se non ci sono stati intoppi nei tre passaggi precedenti.

Vediamo come cambia la storia con l’avvento del gestionale di Comuni-Chiamo.
Oggi: Un cittadino nota una serie di lampioni spenti. Prende il cellulare e invia una segnalazione al proprio Comune dall’app Comuni-Chiamo, in soli 3 minuti. La segnalazione viene poi assegnata automaticamente all’ufficio competente e inoltrata al fornitore che dovrà eseguire il lavoro. L’impiegato del Comune preposto e il fornitore condividono tutte le informazioni sulle richieste aperte, suddivise per grado di priorità, in modo da gestire in modo più razionale gli interventi e monitorare tempi e costi della risoluzione.

Una differenza notevole, non è vero?

Ora, immaginate, se Comuni-Chiamo può fare questo per un Comune, cosa può fare per semplificare il lavoro nella vostra azienda o nella gestione di un grande evento?

Il team virtuale: tanti vantaggi, per tutti

“Mi senti?” “Ti ho persa!” “Stai ascoltando o stai facendo altro?”

Tutti noi abbiamo pronunciato o pensato almeno una di queste frasi durante le estenuanti video call alle quali siamo stati sottoposti con l’intento di ristabilire quel minimo di interazione umana necessaria a farci ricordare di essere un team. Con quale risultato? Frustrazione.

Sia chiaro, le riunioni online sono uno strumento fondamentale, se utilizzate con criterio. Non hanno, però, l’abilità di trasformare un gruppo di persone in un team. Un team è tale perché condivide obiettivi e motivazioni, non necessariamente lo spazio fisico. E un team ha successo quando impara a collaborare. Con gli strumenti giusti.

Le piattaforme di collaborazione online servono proprio ad agevolare la condivisione delle informazioni, assegnare le attività, tenere traccia dei progressi e monitorare tempo e costi.

Rendersi disponibili e aperti ad una vera e proficua collaborazione, che favorisca il gruppo rispetto all’individuo, porta a numerosi vantaggi per tutti gli attori coinvolti.
L’azienda potrà contare su un gruppo affiatato, efficiente, e che rispetta i tempi di consegna. La capacità dei suoi membri di collaborare a distanza, consente poi al datore di lavoro di ampliare anche geograficamente la ricerca dei talenti da inserire nel proprio organico, siano essi collaboratori o fornitori. 

Con il giusto bilanciamento tra presenza in ufficio e smart working, l’utilizzo delle piattaforme collaborative può inoltre coadiuvare un passaggio senza attriti tra casa e ufficio. Contribuendo così al tanto agognato work-life balance e alla maggiore qualità della vita dei collaboratori.

Imparare a lavorare bene insieme accorcia tutte le distanze.
Non solo quelle fisiche.

Informati sul gestionale Comuni-Chiamo e scopri come migliorare la collaborazione nel tuo Comune, azienda, azienda di manutenzione o nella gestione del tuo grande evento.