Montecchio Emilia: una comunità fondata sulla comunicazione

Sulla via che anticamente collegava gli Appennini al Po, lungo il torrente Enza, a metà strada tra Parma e Reggio Emilia, ecco il Comune di Montecchio Emilia. Questa accogliente cittadina ci dà il benvenuto per parlare di tecnologia e innovazione nel rapporto con la cittadinanza. Tra strade strette, ville signorili e case-torre, abbiamo scoperto una comunità fondata sulla comunicazione.

Comuni-Chiamo: uno strumento al servizio di Comune e cittadinanza

La collaborazione tra Comuni-Chiamo e Montecchio Emilia va avanti da quasi due anni. Bruno Aleotti, Assessore alle Politiche sociali, Associazionismo e Sanità, ci racconta la nascita di quell’intuizione:

Appena insediati, io e i miei colleghi della Giunta ci siamo resi conto che esisteva un problema nella gestione degli interventi di manutenzione nel Comune. Abbiamo sentito quasi subito la necessità di offrire un supporto tecnologico a chi si occupa di organizzare e coordinare questi interventi.

I cittadini e le cittadine di Montecchio Emilia hanno sempre partecipato attivamente alla vita quotidiana del Comune, esprimendo il proprio scontento riguardo a piccole o grandi difficoltà quotidiane. Nonostante ciò, gli uffici preposti non erano ancora attrezzati in per raccogliere le loro segnalazioni in maniera efficace. Tra foglietti volanti e, nei migliori casi, scomodi fogli Excel, spesso e volentieri la macchina comunale si inceppava prima di fornire una risposta adeguata.

L’Assessore Aleotti, appassionato di tecnologia, ha cominciato a cercare una soluzione per mettere ordine nella gestione degli interventi:

Mentre mi informavo sulle varie possibilità esistenti, ho scoperto che a Cavriago, un Comune vicino al nostro, usavano già Comuni-Chiamo per le stesse finalità e con la soddisfazione di tutti. Ho così deciso di incontrare il mio omologo Assessore per saperne di più sulla loro esperienza. Poco tempo dopo, Comuni-Chiamo è diventato “di casa” anche a Montecchio.

L’innovazione, però, può incontrare qualche forma di resistenza, specie quando si contrappone ad abitudini consolidate. In breve tempo, però, anche a Montecchio il nuovo metodo di lavoro è stato accolto positivamente dagli impiegati negli uffici comunali. Da un lato, infatti, la piattaforma ha reso esplicito l’elevato volume di lavoro al quale tutti erano sottoposti. Dall’altro, ha semplificato notevolmente la gestione delle segnalazioni da parte degli impiegati comunali.

Basti pensare che una delle prime attività fatte con Comuni-Chiamo è stato proprio il caricamento sul gestionale di circa 130 segnalazioni arretrate. Alcune di queste erano in attesa di soluzione addirittura da anni! Con l’introduzione del nuovo sistema, molte sono state smaltite in pochi mesi, in modo organizzato e condiviso. Questo ha ulteriormente rafforzato la fiducia in questo strumento.

Il Comune in tasca: un filo diretto tra problemi e soluzioni

Oltre che sui dipendenti comunali, il nuovo sistema ha avuto un impatto pressoché immediato anche sulla cittadinanza. Nel giro di due mesi, oltre 500 persone avevano scaricato l’app di Comuni-Chiamo.

Già nei primi due-tre mesi abbiamo risolto molte problematiche da tempo messe da parte. Per esempio, il miglioramento della gestione dei servizi esterni ha avuto un impatto notevole sul lavoro del Comune e sulla percezione dei cittadini. Abbiamo censito le società che se ne occupano, come fossero dei dipendenti comunali, e questo ha fatto la differenza.

In questo modo, le segnalazioni hanno cominciato ad arrivare direttamente sul tavolo delle aziende preposte. La presa in carico avveniva nell’arco di una settimana, quindi molto più velocemente di prima. Ad oggi, l’attesa per la risoluzione delle problematiche è notevolmente diminuita rispetto al passato, a volte con risultati oltremodo sorprendenti.

Ho potuto sperimentare questa ritrovata efficienza in prima persona. Un giorno, mia moglie ha segnalato la presenza di una luce votiva non funzionante. Caso volle che l’azienda esterna si trovasse a Montecchio proprio quel giorno. Qualche ora più tardi, il guasto era stato riparato. Si trattava sicuramente di un intervento semplice per il fornitore, ma l’episodio esprime bene l’efficacia della comunicazione diretta che Comuni-Chiamo ci permette di avere.” 

Comunicare il Comune. La sfida della semplificazione

Un’ulteriore passo nell’evoluzione di questa comunità fondata sulla comunicazione grazie all’aiuto di Comuni-Chiamo porta la firma di Marco Tani. Professionista di lungo corso nella comunicazione, ha deciso di offrire la sua esperienza per rafforzare ulteriormente il legame tra il Comune e il suo territorio.

Anche a Montecchio, i canali utilizzati per comunicare con la cittadinanza sono molti e, spesso, questa sovrabbondanza è la principale causa della dispersione dei messaggi. Racconta Trani:

L’app è nelle tasche delle persone ed è un mezzo di comunicazione veloce ed efficace, molto potente se usato con intraprendenza ed entusiasmo. Abbiamo cercato di utilizzarla con costanza proprio per amplificare e, soprattutto, unificare tutte le comunicazioni rivolte ai cittadini. Abbiamo collegato il sito istituzionale, la pagina Facebook e il canale YouTube all’app: in questo modo, ogni notizia pubblicata genera in automatico una notifica. Non riportiamo l’intera notizia, ma, tramite i link, cerchiamo di creare nei nostri cittadini l’abitudine a usare gli strumenti giusti per informarsi.

Grazie a Comuni-Chiamo, Montecchio è riuscita a mettere a sistema tutti gli strumenti a sua disposizione per raggiungere anche chi, magari, non si informerebbe di sua iniziativa.

Durante la prima ondata della pandemia di SARS-CoV-2, l’intraprendenza di questa comunità l’ha portata a esplorare nuove opportunità permesse dall’app:

Durante quelle settimane difficili per tutti, abbiamo abbozzato un’ipotesi interessante per le attività commerciali. Si tratta di una sorta di e-commerce di vicinato, un progetto a cui stiamo attualmente lavorando.

Creare una comunità fondata sulla comunicazione: investire tempo per guadagnare partecipazione

Marco Tani si dice convinto del sensibile miglioramento della qualità della comunicazione tra Comune e cittadini dall’introduzione di Comuni-Chiamo ad oggi.

Abbiamo investito il nostro tempo e abbiamo imparato ad usare al meglio gli strumenti che abbiamo a disposizione. Non è sempre necessario fare ingenti investimenti economici, per arrivare a un risultato importante.

La risposta della cittadinanza è aumentata non solo per quanto riguarda l’invio di segnalazioni, ma anche nella partecipazione agli eventi, sia in presenza che online. La riduzione e semplificazione dei canali di comunicazione, insomma, sembra dare i suoi frutti.

Ci sono poi anche i segnali incoraggianti che arrivano dall’universo dei social network, segno di una strategia ben impostata che va nella giusta direzione. Da quando c’è Comuni-Chiamo, se qualcuno si lamenta su Facebook viene subito indirizzato all’app dagli altri utenti. Il passaparola tra i cittadini sembra poter fare davvero la differenza!