Comune di Montecchio Emilia. Una comunità fondata sulla comunicazione

Sulla via che anticamente collegava gli Appennini al Po, lungo il corso del torrente Enza, a metà strada tra Parma e Reggio Emilia, affonda saldamente le radici nel territorio il Comune di Montecchio Emilia

Considerato il capo distretto dell’area occidentale della provincia di Reggio, questo accogliente comune ci da il benvenuto tra le sue strade strette, le case contigue, i voltoni e i balconcini, le ville signorili e le case-torre per parlare di tecnologia e innovazione nel rapporto con la cittadinanza.

Comuni-Chiamo. Uno strumento al servizio di Comune e cittadini

La collaborazione tra Comuni-Chiamo e l’attuale Giunta nasce quasi due anni fa da un’intuizione di Bruno Aleotti, Assessore alle Politiche sociali, Associazionismo e Sanità.
“Appena insediato, insieme ai colleghi della Giunta ci siamo resi conto che esisteva un problema nella gestione degli interventi di manutenzione riguardanti il verde cittadino, la gestione del cimitero e la normale gestione della manutenzione comunale, comprendendo praticamente subito la necessità di offrire un supporto tecnologico alle loro attività,” ci racconta. 

Infatti, sebbene la cittadinanza abbia sempre partecipato attivamente alla vita quotidiana del Comune, manifestando il proprio scontento su piccole o grandi difficoltà quotidiane, gli uffici preposti non erano ancora attrezzati in per raccogliere le loro segnalazioni in maniera efficace. Tra foglietti volanti e, nei casi più evoluti, macchinosi fogli Excel, spesso e volentieri la macchina comunale si arrestava prima di fornire una risposta adeguata.

L’Assessore Aleotti, appassionato di tecnologia, comincia così a ricercare una soluzione per mettere ordine negli interventi. “Mentre mi informavo sulle possibilità ho scoperto che a Cavriago, Comune nostro vicino, utilizzavano già l’applicazione di Comuni-Chiamo per le stesse finalità e con la soddisfazione di tutti. Ho deciso così di incontrare il mio omologo Assessore per saperne di più sulla loro esperienza e, poco dopo, Comuni-Chiamo è diventato ‘di casa’ anche a Montecchio.”

Come spesso accade, l’innovazione, specie quando contrapposta ad abitudini e modus operandi consolidati, può suscitare qualche resistenza. “Dopo un primo momento di perplessità, dovuta forse al timore che l’applicativo potesse essere uno strumento di controllo, il nuovo metodo di lavoro è stato accolto positivamente anche dai colleghi degli uffici comunali,” aggiunge l’Assessore.
Da un lato, l’applicazione ha infatti reso esplicito l’elevato volume di lavoro al quale tutti erano sottoposti e, dall’altro, ha semplificato notevolmente la gestione delle segnalazioni da parte degli impiegati comunali.
“Basti pensare che una delle prime attività fatte con Comuni-Chiamo è stato proprio il caricamento sul gestionale di circa 130 segnalazioni arretrate, alcune delle quali in attesa di soluzione addirittura da anni. Il fatto che con l’introduzione del nuovo sistema molte siano state smaltite in pochi mesi, in modo organizzato e condiviso, ha ulteriormente cementificato la fiducia di tutti in questo strumento.”

Il Comune in tasca. Un filo diretto tra problemi e soluzioni

Oltre che sui dipendenti comunali, il nuovo sistema ha avuto un impatto pressoché immediato anche sulla cittadinanza. Nel giro di un paio di mesi oltre 500 persone (su una popolazione di 10.500 abitanti, n.d.r.) avevano scaricato l’app.

“Già nei primi 2 o 3 mesi abbiamo risolto molte problematiche da tempo messe da parte,” ricorda l’Assessore Aleotti. “Una cosa che ha avuto un impatto notevole sul lavoro del Comune e sulla percezione dei cittadini è stata sicuramente la gestione dei servizi esterni. Abbiamo censito le società che se ne occupano come se fossero dei dipendenti comunali e questo ha fatto la differenza.”
In questo modo, le segnalazioni hanno cominciato ad arrivare direttamente sul tavolo delle aziende preposte e la presa in carico avveniva nell’arco di una settimana. “I nostri fornitori esterni vengono a Montecchio Emilia regolarmente, ma è chiaro che devono ricevere tempestivamente la segnalazione per poter intervenire. Prima, i passaggi dal problema alla soluzione erano almeno tre: dal segnalatore all’URP, dall’URP all’Ufficio tecnico e dall’Ufficio Tecnico, con tempi non sempre celeri, all’azienda.” 

Ad oggi, l’attesa per la risoluzione delle problematiche è notevolmente diminuita rispetto al passato, a volte con risultati oltremodo sorprendenti. “Ho potuto sperimentare questa ritrovata efficienza in prima persona,” racconta Aleotti. Un giorno, mia moglie ha segnalato una luce votiva non funzionante e caso volle che l’azienda esterna si trovasse a Montecchio proprio in quello stesso giorno. Qualche ora più tardi, il guasto era stato riparato. Un intervento sicuramente semplice per il fornitore, ma l’episodio esprime bene l’efficacia della comunicazione diretta che Comuni-Chiamo ci permette di avere.” 

Comunicare il Comune. La sfida della semplificazione

Un’ulteriore evoluzione dell’utilizzo dell’app Comuni-Chiamo a Montecchio Emilia porta la firma di Marco Tani, professionista di lungo corso che ha deciso di offrire la sua esperienza maturata in oltre 40 anni passati nella Comunicazione per rafforzare ulteriormente il legame tra il Comune e il suo territorio.

Dal comunicato stampa diretto ai quotidiani, fino al sito istituzionale tipico della Pubblica Amministrazione e all’immancabile pagina Facebook, anche nel Comune di Montecchio Emilia i canali utilizzati sono molteplici e spesso rappresentano la principale causa della dispersione dei messaggi verso la cittadinanza. 

“Considerando che l’app è nelle tasche delle persone e che si tratta di una forma estremamente veloce ed efficace di comunicazione, abbiamo cercato di utilizzarla con costanza proprio per amplificare e, soprattutto, unificare tutte le comunicazioni rivolte ai cittadini,” racconta Tani. 

Come una sorta di grande regia, Comuni-Chiamo è riuscita a mettere a sistema tutti gli strumenti a disposizione della municipalità e a raggiungere il cittadino anche su temi sui quali probabilmente non si sarebbe mai informato di sua iniziativa.

“L’app è uno strumento molto potente, specie se usato con un po’ di intraprendenza ed entusiasmo,” continua Tani. “Abbiamo collegato il sito alla app, in questo modo ogni notizia scritta sul sito genera in automatico una notifica. In aggiunta, usiamo le notifiche anche per segnalare tutte le attività, eventi ed altro, che comunichiamo sulla pagina Facebook o su Youtube. Non riportiamo la notizia per intero, ma, tramite i link, cerchiamo di creare un’abitudine nei cittadini a usare tutti gli strumenti giusti per informarsi. La notifica è sicuramente comoda e veloce per noi, ma anche per il cittadino che vuole essere informato”

Ed è stato proprio durante la prima ondata della pandemia che la creatività ha portato ad esplorare nuove opportunità coadiuvate dall’app. “Durante quelle settimane, molto difficili per tutti quanti, abbiamo abbozzato un’ipotesi estremamente interessante per le attività commerciali, una sorta di e-commerce di vicinato su cui stiamo attualmente lavorando,” aggiunge l’Assessore Aleotti.

Le risorse a sistema. Investire tempo per guadagnare partecipazione

Marco Tani si mostra convinto del tangibile miglioramento della comunicazione dall’introduzione dell’app ad oggi. “Abbiamo investito il nostro tempo e abbiamo imparato ad usare al meglio gli strumenti che abbiamo. Non è sempre necessario fare ingenti investimenti economici, per arrivare a un risultato importante.”

La risposta della cittadinanza dall’introduzione di Comuni-Chiamo è infatti cresciuta non solo riguardo alle segnalazioni, ma anche nella partecipazione agli eventi, sia in presenza che online. “Inoltre, si nota nettamente la differenza nella risposta dei nostri cittadini quando comunichiamo attraverso un solo strumento rispetto a quando utilizziamo tutto il sistema,” aggiunge Tani.

Ci sono poi anche i segnali incoraggianti che arrivano dall’universo social, segno di un lavoro impostato bene e che porta nella giusta direzione. “Quando siamo arrivati abbiamo ereditato alcune pagine Facebook piene di lamentele. Se una persona diceva che aveva il cartello storto davanti a casa, i social amplificavano il messaggio al punto che sembrava che tutti i cartelli del comune fossero storti. Da quando abbiamo implementato Comuni-Chiamo e gli altri strumenti attualmente in uso, invece, se qualcuno si lamenta su Facebook, viene subito indirizzato a usare l’app dagli altri utenti. È stato il passaparola tra i cittadini a fare veramente la differenza,” conclude Tani.

Con il supporto di Comuni-Chiamo, il comune di Montecchio Emilia è riuscito a mettere a sistema tutti gli strumenti di comunicazione, ponendo così il cittadino ancora di più al centro dei propri interessi e attività.
Al punto che, citando l’assessore Aleotti, “se oggi i cittadini si lamentano che non sanno, è perché non vogliono sapere”.