Incentivare l’efficienza sul lavoro per migliorare tutti

Il Comune di Zola Predosa (BO) ha scelto Comuni-Chiamo due anni fa e da allora grazie alla piattaforma sono stati risolti più di 370 problemi. Cosa davvero interessante, Comuni-Chiamo viene usato anche per incentivare l’efficienza sul lavoro, premiando gli uffici migliori. 

Come accade tutto questo ce lo racconta Nicoletta Marcolin, Dirigente dell’Area Affari Generali e Istituzionali del Comune.

Organizzazione, collaborazione, comunicazione

Nicoletta, in questi due anni di lavoro con Comuni-Chiamo cosa è cambiato in Comune?

Dopo questo biennio finalmente posso dire che siamo riusciti a costruire un’immagine del Comune coerente e una comunicazione esterna univoca.

Prima di Comuni-Chiamo avevamo canali di ricezione delle segnalazioni eterogenei – telefonate, email, sportello. Mancava del tutto il coordinamento tra gli uffici, sia nella gestione delle segnalazioni, sia nella relazione con i cittadini.

Ora, invece, disponiamo di un unico contenitore in cui inserire le segnalazioni e aggregare quelle doppie. Grazie a questo, abbiamo sempre una visione generale dei problemi e riusciamo a lavorare in maniera più collaborativa e organizzata.

Comuni-Chiamo per incentivare l’efficienza sul lavoro

Progettate di migliorare ancora l’efficienza e l’efficacia del lavoro, anche attraverso Comuni-Chiamo?

Su questo punto siamo in un continuo work in progress. Per prima cosa, quest’anno abbiamo inserito Comuni-Chiamo negli obiettivi del piano di produttività. L’dea è quella di incentivare gli uffici a lavorare sempre meglio, premiando i più efficienti.

Anche per questo abbiamo deciso di relazionare mensilmente alla giunta in merito, così che il continuo coinvolgimento politico aiuti a essere sempre più efficaci.

In più, stiamo cercando di migliorare la qualità della comunicazione con i cittadini eliminando, dove possibile, risposte standard, precompilate. Vogliamo personalizzare le risposte e utilizzare un tono più “umano”, decisamente meno burocratico.

Superare la diffidenza verso il nuovo

Nei primi tempi, avete avuto qualche difficoltà con l’uso di Comuni-Chiamo?

Come è normale, all’inizio c’è stata un po’ di diffidenza verso il nuovo. La piattaforma era percepita come qualcosa che modificava la routine, che cambiava abitudini di lavoro consolidate. La paura era che un nuovo strumento potesse creare complicazioni nella quotidianità lavorativa.

Superati i primi giorni, devo dire che abbiamo iniziato a lavorare bene. Probabilmente anche perché Comuni-Chiamo è semplice da usare anche per persone non particolarmente abituate al PC o alle tecnologie in generale. Abbiamo tutti imparato molto velocemente.

Nessuno deve rimanere indietro

I cittadini invece, e in particolare le persone più anziane, come hanno recepito Comuni-Chiamo?

Come noi, la maggior parte dei cittadini non ha avuto problemi. Se qualcuno ancora segnala attraverso altri canali, lo invitiamo a usare Comuni-Chiamo. Le persone più anziane, invece, vengono affiancate nella segnalazione dall’URP, che inserisce per loro la segnalazione. Stiamo facendo di tutto perché nessuno rimanga neppure un passo indietro.

E noi, cosa abbiamo imparato dalla testimonianza di Zola Predosa?

Per migliorare l’efficienza e l’efficacia del lavoro è importante fissare obiettivi e ricompense.

Definirli, però, non basta. Per raggiungerli è necessario anche disporre di uno strumento per monitorare i processi e valutare i risultati in maniera precisa e obiettiva.